一、暫估管理簡介
(一)暫估概述。《企業(yè)會計制度》對于暫估業(yè)務的規(guī)定如下：購入存貨，月底時，若發(fā)票未到，應分別存貨科目，抄列清單，暫估入賬，借記“庫存商品”、“包裝物”、“低值易耗品”等科目，貸記“應付賬款一暫估應付賬款”科目，下月用紅字做同樣的記錄，予以沖回。簡單理解暫估就是對采購發(fā)票未到的采購收貨進行估價入庫存賬和應付賬款暫估賬。從以上的規(guī)定不難看出，《企業(yè)會計制度》中對暫估入賬規(guī)定比較籠統(tǒng)，實際在企業(yè)財務做賬務處理時有很多方式，常用的處理暫估的處理方式有三種：月初回沖，票到回沖和票到補差。
(二)專業(yè)名詞介紹。ERP：企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。月初回沖：上月末做的暫估入庫，不管下月采購發(fā)票是否到都進行紅字沖掉。票到回沖：只有當暫估入庫對應的采購發(fā)票到時，才進行紅字沖掉之前的暫估入庫。票到補差：不直接回沖對應的暫估入庫，而是根據(jù)收到的采購發(fā)票金額對比之前的暫估金額，進行多沖少補。
二、暫估手工管理困擾
(一)單獨設置應付賬款一暫估入賬戶還是直接暫估到供應商。《企業(yè)會計制度》的規(guī)定是單獨設置應付賬款一暫估入賬戶，該方法應用廣泛，其優(yōu)點是便于查詢核發(fā)票未到的入庫材料的情況，缺點是因為其不含增值稅，所以導致賬務中不能全面準確反映應付每個供應商的款項，不利于應付賬款的管理，有可能出現(xiàn)多付款或不能及時付款的情況。
實務中，很多財務人員認為：暫估入賬戶無論怎樣設置，都是個過渡性賬戶，若暫估入賬情況方式頻率比較低，無論怎樣設置影響不大。但若暫估入賬頻率很高，而且供應商很多，應直接暫估到相應的應付賬款供應商，這樣才能解決上述單獨設置應付賬款一暫估入賬戶的問題。最好是應付賬款明細下設置三級明細，即對每家供應商核算應付賬款(票到)和暫估應付賬款(票未到)，以利于對賬。但此法也有缺點，不能對暫估原材料直接查詢。
(二)如何保證發(fā)票到達時，能夠將發(fā)票和暫估入庫對應。暫估入賬最容易產生的問題就是暫估容易沖銷難，因為發(fā)票到達后找不到原來對應估入的是哪一筆，特別是供應商很多或很長時間才來發(fā)票的情況更容易產生這個問題。
現(xiàn)有一般財務人員的處理方式是采用月底暫估，月初沖回，保持賬務的連續(xù)性以免因發(fā)票長時間未到而難以查詢。但是其實從整個企業(yè)管理的角度來看，由此引發(fā)的問題是相關倉庫或采購部門需每月將從企業(yè)經(jīng)營以來所有貨到票未到的數(shù)據(jù)全部整理一遍，其中有很多數(shù)據(jù)每月都要重復性的整理，財務人員工作量減少的同時業(yè)務部門的工作量加大了。
另外一種方式是財務人員建立暫估和沖銷明細表，對每筆新發(fā)生的暫估入賬及發(fā)票到達沖銷后都要在此表上及時登記嗎，同時將存貨明細賬與倉庫的明細賬不定期的核對，以減少差錯的發(fā)生及盡早發(fā)現(xiàn)差錯。
所以企業(yè)手工管理暫估不僅工作量比較大而且出錯的概率比較高。
(三)抓大放小，導致賬實不符及相關審計問題。許多企業(yè)中會將材料進行分類，可能分為主料輔料或直接間接原材料等，對于企業(yè)管理中成本比較高的貨易于管理物料暫估管理進行嚴格的登記和沖銷，對于其他的物料相關業(yè)務不重點管理，只管理好實務不直接向財務提供金額數(shù)據(jù)，財務每月底根據(jù)經(jīng)驗值暫估入賬，次月初回沖處理。這種管理方法在手工管理時是比較常見的，基本上都會導致兩個問題，一是日積月累長期以往導致財務數(shù)據(jù)和實際偏離越來越大，二是面臨審計時企業(yè)提供不出暫估明細數(shù)據(jù)。
三、ERP中的暫估解決方案及管理效益
如今ERP系統(tǒng)中已經(jīng)將供應鏈系統(tǒng)和財務系統(tǒng)緊密集成，很好的解決了手工管理暫估的常見困擾。系統(tǒng)中將采購管理中的采購收貨入庫單和采購退貨單等采購業(yè)務的庫存單據(jù)與財務管理中應付采購發(fā)票單據(jù)緊密銜接起來，對于采購庫存單據(jù)直接做暫估入庫憑證處理，另外根據(jù)暫估管理的三種賬務處理方式，系統(tǒng)中有相應的參數(shù)設置“暫估處理方式”，財務系統(tǒng)中根據(jù)采購發(fā)票到達登記的應付單據(jù)在產生會計憑證時，系統(tǒng)會自動根據(jù)不同的參數(shù)設置，產生相應的匹配關系對應的回沖憑證， 同時系統(tǒng)中還提供相應的暫估報表供財務和業(yè)務部門進行核對。
(一)結合實際業(yè)務案例介紹ERP系統(tǒng)中三種不同的暫估處理方式。9月15日：某公司采購部收到供應商甲送到的原材料電纜A共100米，含稅單價1．17元／米，合計金額¨7元，稅率17％；9月30日：仍未收到供應商甲提供的發(fā)票，財務部針對該筆業(yè)務需進行暫估；l0月19日：收到供應商甲開具的采購發(fā)票，但因原料價格波動導致最終協(xié)商后的發(fā)票上單價調整為2．34元／米，合計金額234元。
方式一：月初回沖
針對9月15號的收貨單，系統(tǒng)產生兩張會計憑證，～張是收貨單暫估入庫憑證：
借：原材料100
貸：應付賬款一暫估100
另外一張是10月1號暫估回沖的會計憑證：
借：應付賬款一暫估100
貸：原材料100
10月19號的發(fā)票對應會計憑證：
借：原材料200
應交增值稅一進項稅34
貸：應付賬款：234
方式二：票到回沖
針對9月15號的收貨單，系統(tǒng)產生會計憑證：
借：原材料100
貸：應付賬款一暫估100
10月19號的發(fā)票，除了產生自身的會計憑證：
借：原材料200
應交增值稅一進項稅34
貸：應付賬款：234
同時系統(tǒng)自動將其對應的收貨單的暫估進行回沖產生憑證：
借：應付賬款一暫估100
貸：原材料100
方式三：票到補差
針對9月15號的收貨單，系統(tǒng)產生會計憑證：
借：原材料100
貸：應付賬款一暫估100
10月19號的發(fā)票，將暫估回沖和自身業(yè)務綜合產生會計憑證：
借：原材料100
應付賬款一暫估100
應交增值稅一進項稅34
貸：應付賬款：234
(二)ERP系統(tǒng)中的暫估相關報表基與ERP系統(tǒng)中供應鏈
系統(tǒng)和財務系統(tǒng)集成的基礎上，ERP系統(tǒng)在采購管理系統(tǒng)中提供了相關的采購暫估報表，主要有采購暫估明細表和采購暫估統(tǒng)計表。利用這些報表財務部門和業(yè)務部門可以有效地進行賬務核對，確保賬賬相符和賬實相符。采購暫估明細表，主要顯示內容是采購單據(jù)與應付單匹配的明細信息，主要顯示欄位有：供應商、收貨入庫單號、入庫日期、物料編號、品名、規(guī)格、入庫數(shù)量、暫估單價，暫估金額等。查詢條件有：收貨單據(jù)日期、供應商、物料、應付匹配日期、匹配類型(全部匹配、部分匹配、未匹配)等。通過設置報表的查詢條件和顯示欄位，用戶可輕松地利用該報表查詢出采購暫估的各區(qū)間的暫估明細信息。采購暫估匯總表，主要是針對一定的時間區(qū)間內的暫估和匹配信息進行匯總查詢。該報表的主要顯示欄位為：供應商、物料編號、品名、規(guī)格、期初余額(包含數(shù)量和金額)、本期暫估(包含數(shù)量和金額)、本期匹配數(shù)量、本期匹配金額、期末暫估余額(包含數(shù)量和金額)等。查詢條件有：供應商、物料、時間區(qū)間等。用戶可根據(jù)需要任意組織統(tǒng)計條件、顯示欄位和統(tǒng)計條件生成報表。
(三)系統(tǒng)處理暫估的管理效益。ERP系統(tǒng)中暫估的系統(tǒng)處理，不僅靈活地適應了企業(yè)財務核算暫估的三種處理方式，同時將采購、倉庫和財務三大部門的業(yè)務數(shù)據(jù)全面的集成在一個統(tǒng)一的平臺上，分工協(xié)作，信息共享。
ERP系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的設置自動處理暫估回沖，不僅減少了人為處理引起的錯誤外， 同時大大減少了手工報表的制作和月底賬務核對的工作，將人力從簡單機械的手工處理作業(yè)中解放出來進行業(yè)務數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)分析，間接地提高了企業(yè)的管理水平。ERP系統(tǒng)中提供了暫估管理報表，不僅可以幫助財務業(yè)務部門進行對賬外，還可在審計過程中提供數(shù)據(jù)帶來了便利。
四、結束語
相比會計電算化剛起步的時候，現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)的管理橫向縱向范圍都有了非常大的擴展，不僅包含了企業(yè)自身的采購、銷售、庫存、技術、生產、計劃、財務、成本等業(yè)務范圍，同時還拓展了與SCM＼CRM＼OA＼PDM等系統(tǒng)的接口，使得信息化的內容越來越豐富多彩。本文介紹的暫估管理在博大精深的ERP系統(tǒng)中只是很小的一部分內容，ERP系統(tǒng)不僅僅是一個管理軟件，更重要的是蘊含了很多先進的管理思想，希望拋磚引玉能有更多的人參與到信息化與實務管理結合的研究中來并分享給更多的人，讓我國的信息化發(fā)展水平越來越高。
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本文標題：淺談暫估管理困擾及ERP解決方案
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