1 3C分銷企業(yè)OA建設(shè)的背景和目標(biāo)

    1.1 3C分銷企業(yè)OA建設(shè)的行業(yè)背景

    3C分銷企業(yè)主要指從事計(jì)算機(jī)(Computer)、通訊(Communication)、消費(fèi)類電子(Consumer electronics)產(chǎn)品批發(fā)銷售的行業(yè)。國(guó)內(nèi)計(jì)算機(jī)產(chǎn)品分銷企業(yè)的典型代表為神州數(shù)碼、英邁國(guó)際等主要銷售產(chǎn)品為PC機(jī)、服務(wù)器、筆記本電腦等：通訊分銷企業(yè)以天音通信、中郵器材為代表，主要從事手機(jī)及周邊產(chǎn)品銷售。這兩類分銷企業(yè)同時(shí)也銷售IPAD、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等消費(fèi)類電子產(chǎn)品。目前3C分銷行業(yè)面臨的最大挑戰(zhàn)是高成本，低利潤(rùn)的行業(yè)環(huán)境以及同行之間的激烈競(jìng)爭(zhēng)。第二大挑戰(zhàn)是廠商、移動(dòng)運(yùn)營(yíng)商渠道的扁平化以及將分銷商作為資金物流平臺(tái)，進(jìn)一步擠壓分銷商的利潤(rùn)空間，對(duì)分銷企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率和成本控制提出嚴(yán)峻考驗(yàn)。第三大挑戰(zhàn)是面臨低成本的B2C網(wǎng)上銷售、電視購(gòu)物等新興模式的競(jìng)爭(zhēng)。

    面對(duì)此市場(chǎng)環(huán)境壓力，3C分銷企業(yè)建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(Office Automation system簡(jiǎn)稱OA)主要目標(biāo)是提高內(nèi)部信息溝通共享、優(yōu)化運(yùn)營(yíng)流程、降低運(yùn)作成本。

    1.2 3C分銷企業(yè)OA建設(shè)目標(biāo)

    3C分銷OA主要涵蓋兩個(gè)方面的功能：信息管理和工作流。信息管理具體包括企業(yè)信息發(fā)布、查詢、信息沉淀和分類管理等功能，逐步建設(shè)成為企業(yè)的內(nèi)部信息交流平臺(tái)：工作流模塊主要包括流程申請(qǐng)、流程審批、流程查詢以及企業(yè)流程分析報(bào)表等功能，成為承載企業(yè)內(nèi)部流程流轉(zhuǎn)的平臺(tái)。因此OA的建設(shè)目標(biāo)就是成為企業(yè)信息和流程管理的統(tǒng)一平臺(tái)。

2 3C分銷企業(yè)OA選型關(guān)鍵要素和評(píng)價(jià)方法

    2.1 OA選型關(guān)鍵要素分析

    通過對(duì)OA的建設(shè)目標(biāo)分析，我們可以看出無論從用戶數(shù)還是使用頻率OA都是企業(yè)應(yīng)用面最廣的系統(tǒng)，因此系統(tǒng)的穩(wěn)定性、運(yùn)行速度和界面友好性是選型的第一要素。隨著企業(yè)流程的逐步成熟固化以及需要管理的內(nèi)部信息范圍拓寬，OA建設(shè)也是一個(gè)長(zhǎng)期和不斷完善的工作，這就對(duì)OA的工作流平臺(tái)以及信息管理平臺(tái)的開放性、提出較高要求。

    OA建設(shè)不僅僅是一個(gè)技術(shù)性平臺(tái)搭建，更重要的是企業(yè)流程梳理和信息管理的知識(shí)輸入過程。我們?cè)谶x擇技術(shù)方案的同時(shí)，也要關(guān)注供應(yīng)商的選擇。供應(yīng)商選擇的首要標(biāo)準(zhǔn)是其在分銷行業(yè)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和系統(tǒng)集成能力，必須有同行業(yè)的成功用戶和良好口碑。

    成本是OA選型需要關(guān)注的另一要素，除了考慮項(xiàng)目當(dāng)期顯性的成本投入，還需要考慮未來系統(tǒng)維護(hù)成本，軟件升級(jí)費(fèi)用，網(wǎng)絡(luò)帶寬等長(zhǎng)期隱性成本。

    2.2 OA選型評(píng)價(jià)方法

    根據(jù)上述OA選型評(píng)價(jià)要素的分析，分銷企業(yè)可以制定詳細(xì)的評(píng)估表如下表1所示。四個(gè)評(píng)估緯度：供應(yīng)商資質(zhì)、技術(shù)、成本、項(xiàng)目管理，權(quán)重建議按照1：5：3：1定義。具體細(xì)項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)可以針對(duì)企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)增減。在選型評(píng)估的過程中，還需要關(guān)注三點(diǎn)：

    ①供應(yīng)商技術(shù)能力和資質(zhì)的評(píng)價(jià)不能僅僅依賴供應(yīng)商的投標(biāo)文件，分銷企業(yè)可以請(qǐng)供應(yīng)商提供同類客戶的名單，自行實(shí)地調(diào)研考察。

    ②技術(shù)和項(xiàng)目管理指標(biāo)要和商務(wù)條款掛鉤，項(xiàng)目分階段實(shí)施驗(yàn)收付款。

    ③對(duì)供應(yīng)商提供的項(xiàng)目經(jīng)理和關(guān)鍵技術(shù)人員面試并保證其持續(xù)在本項(xiàng)目中工作。

表1 OA選型評(píng)分表

3 3C分銷企業(yè)OA實(shí)施過程

    3.1 OA項(xiàng)目邊界和分階段目標(biāo)確定

    OA項(xiàng)目選型完畢進(jìn)入項(xiàng)目實(shí)施階段，為了保證項(xiàng)目順利開展并成功，項(xiàng)目邊界和分階段驗(yàn)收目標(biāo)必須在分銷企業(yè)管琿層、技術(shù)部門以及供應(yīng)商之間達(dá)成共識(shí)。分銷企業(yè)要確認(rèn)最重要的通用OA功能，如公司公文、知識(shí)文檔等，不在OA選型標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)的新需求原則上不再新增：在流程電子化方面，先要選擇成熟、簡(jiǎn)單、覆蓋面廣的基礎(chǔ)流程，再選擇對(duì)提高分銷企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率的關(guān)鍵流程，忌貪大求全，面面俱到。建議OA項(xiàng)目分三個(gè)階段實(shí)施和驗(yàn)收：

    第一階段：基礎(chǔ)OA搭建，與人力資源系統(tǒng)同步分銷企業(yè)的組織架構(gòu)和人員信息，完成公司公文、通信錄等通用模塊開發(fā)上線：選擇財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷、請(qǐng)假等簡(jiǎn)單、成熟的流程電子化。系統(tǒng)一期推廣使用，讓用戶養(yǎng)成使用OA的習(xí)慣。

    第二階段：OA與ERP等系統(tǒng)整合；選擇一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程梳理固化如價(jià)格管理審批或者采購(gòu)流程，通過對(duì)其電子化，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，體現(xiàn)OA價(jià)值。

    第三階段：OA性能優(yōu)化，流程管理報(bào)表開發(fā)如審批效率、財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)表等，手機(jī)移動(dòng)審批，短信、郵件提醒等功能完善。

    3.2 OA關(guān)鍵功能和流程電子化實(shí)施過程

    OA建設(shè)不僅僅是技術(shù)平臺(tái)的搭建，更重要是分銷企業(yè)管理提升的催化劑。因此IT部門在OA建設(shè)的定位首先是技術(shù)與管理的結(jié)合體。IT部門不是OA項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者，更多是項(xiàng)目的協(xié)調(diào)者。IT部門在OA需求發(fā)掘和實(shí)施上通常按照以下四個(gè)步驟進(jìn)行：第一，找到客戶痛點(diǎn)。找到功能模塊或流程的受益者和具體的參與者，厘清之間的關(guān)系．第二，協(xié)助流程的受益者整理需求，并用IT優(yōu)勢(shì)啟發(fā)其進(jìn)行進(jìn)一步的思考，告訴他哪些東西是必做的，哪些東西可以提供報(bào)表參考；第三，先固化再優(yōu)化。當(dāng)固化了使用，大家習(xí)慣這樣的流程，那么優(yōu)化過程也會(huì)比較省事；第四，小范圍試點(diǎn)和全面推廣的節(jié)奏把控。試點(diǎn)不夠就推廣，易給企業(yè)帶來巨大損失：反之，試點(diǎn)過多則會(huì)貽誤好時(shí)機(jī)。

    找到最核心流程并電子化才能發(fā)揮OA應(yīng)用對(duì)企業(yè)最大的價(jià)值回報(bào)。這種核心的流程往往是跨部門的，分銷企業(yè)運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵流程如訂單管理、價(jià)格審批等。流程梳理和電子化的前期一定要認(rèn)識(shí)到流程受益者的困難，同時(shí)結(jié)合管理者的痛點(diǎn)。由最大的受益崗位部門來調(diào)動(dòng)OA實(shí)施和應(yīng)用的積極性，而不是流程管理部或IT部門。

4 結(jié)論

    所謂“三分技術(shù)，七分應(yīng)用”，OA的項(xiàng)目投資回報(bào)真正體現(xiàn)在用戶體驗(yàn)和企業(yè)流程效率提升上。以某手機(jī)分銷企業(yè)為例，經(jīng)過一年多的系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用推廣，OA已經(jīng)成為企業(yè)員工每天必登陸的系統(tǒng)，公司的新聞、公告、市場(chǎng)銷售信息、常用資料全部在此系統(tǒng)“一站式”共享。基礎(chǔ)流程如財(cái)務(wù)費(fèi)用管理、請(qǐng)假、申請(qǐng)報(bào)告等全部電子化，核心的價(jià)格管理流程不僅完成電子化而且根據(jù)流程效率分析找到審批瓶頸并進(jìn)行優(yōu)化，流程效率提升兩倍，企業(yè)取得了顯著的投資回報(bào)。

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本文標(biāo)題：3C分銷企業(yè)OA系統(tǒng)選型和實(shí)施的研究

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