在企業ERP系統中，物料編碼是所有數據的基礎，可以這樣說：“沒有物料編碼就沒有ERP”。實際上物料編碼對于制造類企業供應鏈管理作用不可說不巨大，影響不可謂不深遠，甚至我們在考慮優化系統的時候都會有從物流編碼上做文章的沖動！然而，到現在大多數的人還是依據手工方式進行編碼，大多數系統還是依賴手工輸入獲取物料編碼，其中不乏所謂的、豐富經驗的“ERP專家”。
物料編碼的作用
物料編碼用代碼來標識物料，相當于我們的身份證號碼，每個物料在系統內對應一個唯一的代碼。在物料繁多的企業內，物料代碼非常重要，在ERP系統中，物料代碼是系統運作的基礎，是物料眾多屬性中的主鍵。
物料編碼可以增進物料資料的準確性和提升管理水平。物料編碼、物料品名、物料規格、料貨類別、庫存單位、虛項標志、物料狀態等是物料管理中最關鍵的資料，用戶建立這些資料時應非常認真、仔細做到非常完整、完全準確。物料的領用、發放、請購、跟催、盤點、儲存、保管、記賬等一切物料管理事務性的工作均通過物料編碼來查核，避免物料名稱的混亂，提高物料管理效率與準確度。
物料編碼有利于ERP系統的管理。系統檢索、分析、查詢、計算等操作都是基于物料編碼來進行的，一個準確、惟一、科學的物料編碼對于系統處理能力的意義不異于提升CPU的主頻。
物料編碼有利于物料存量的控制，防止呆滯廢料，提高物料活動的工作效率，從而減少資金的積壓，降低成本。對物料進出進行追蹤，物料記錄實時準確，物料儲存保管有序，還可以減少甚至防止各種物料舞弊事件的發生。
手工編碼的陷阱
純粹的經驗往往就是陷阱，許多公司認為他們需要一套有意義的編碼系統，這往往在具體的業務部門如物流、庫管、采購等部門，很多人堅持手工業務狀態下的老習慣，但是實際上的意義是很有限的。傳統的物料代碼都是采用有意義的編碼方法，這種做法至今很普遍，教訓也是深刻的。簡單的講就是用形式上便于記憶的字母（或加上數字）來進行編碼，比如：五金35#，就編成WJ35；PP膜(610mm*0.20mm*178M)，就編成PP61020178，較常出現的是不得不在標識順序位前補零的操作。
“一旦在業務規則有變更時，勢必引起不可逆轉的嚴重后果”，博科資訊顧問表示，“以我的從業經驗，所知的公司或工廠少有不是這樣編碼的。比如之前企業用的編碼規則是‘大類（2）＋中類（4）＋規格（6）’，有一天發現這樣編碼不合適，需要改成‘大類（3）＋中類（4）＋小類（4）＋流水號（3）’，這時候會怎樣？后腦殼都知道。”
當然，如果物料代碼不是太多，有意義的物料代碼的確可以幫助記憶。而事實上一個制造類工廠，尤其是高科技電子制造類的，物料數量，原料加零件加組件及許許多多的半成品和成品，動輒數千件，上萬件，甚至幾十萬。如此多的料件即使賦予很精確的意義，也常常需要一張巨長無比的對照表來核對，針對這些有特定意義的物料代碼做譯碼用。由此其價值和意義變得十分有限，甚至一點也不切實際。
產品生命周期傾向短暫，新產品層出不窮，有意義的物料編碼往往不再適用。物料的各個屬性之間在含義描述上會形成盤根錯節的關聯，導致屬性之間的關聯度太高，若想要修訂，牽一發而動全身，讓管理和維護者瞻前顧后，無所適從。
ERP上線的危機
如果說信息化是一個必然的趨勢，ERP絕對代表一種潮流。在ERP概念滿天飛的環境下，許多公司為了出成果，招攬了一批僅懂得一點程序編碼，對企業業務流程一竅不通的程序員，編寫出了不合企業規則的四不像程序，憑借銷售人員三寸不爛之舌，借以一些企業的盲目跟風，“成功”地登錄這個市場。
實施方缺乏經驗人員是ERP上線危機的端倪。擁有豐富經驗的實施人員，即使在產品本身設計上有缺陷，也可以引導企業管理向正確的方向發展，減少不可逆轉錯誤之發生。在編碼規則的應用上，應當避免延續企業舊有手工形式的編碼方式，而采取適合計算器管理與查詢的先進編碼方式。
企業自身沒有既精通企業管理，又懂ERP理論的高層管理人員。有很多中小型企業為了節約資金，應用之前的硬件維護人員來跟進ERP系統的實施，這樣的情形，如果在軟件開發商派有豐富經驗的實施人員情況下，可能還察覺不到多大的嚴重性，但如果剛好開發商派來的也是個初出茅廬的新手，結果可想而知。
不妨設想一個系統實施期解決物料編碼規則的場景：
實施方（甲）：請問一下你們工廠目前的物料編碼規則是怎樣的？
企業方（乙）：這個，等我看一下，我們現在的規則是：大類（2位字母）＋中類（4位字母）＋規格（6位）。
甲：那么，每一位是否都有意義呢？
乙：是的，大類代表…，中類代表…，規格代表…，這樣簡單易記，他們（指其它相關人員）一看就知道這個編號代碼什么。
甲：那，現在我們用ERP的話，你們這樣編碼可能會不合適的…
乙：有什么不合適，又簡單，又好記，他們現在都用得很好呀！（這小子，怎么一來就說我們的編碼規則不好）
甲：這個…（不知對方深淺，可不能輕易得罪），那好吧，我們先這樣進行編碼，你通知一下物料編碼人員，盡快把物料編碼輸入ERP…
乙：這好辦，我馬上請他們去做
甲：那我們再談一下其它的問題…
系統實施到了不可不為這個企業擔憂的時候了，企業的前途可能就毀在這兩個人的手里！當然，影響編碼原則的因素還有很多，但歸根結底就是由于對ERP編碼原則的認識不清所至。
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本文標題：ERP的基礎管理——物料編碼
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