物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。

    物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：

    簡單性、分類展開性、完整性、單一性、一貫性、可伸縮性、組織性、適應(yīng)電腦管理、充足性、易記性。下面將依次介紹。

    1.簡單性

    編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字元號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機(jī)會。

    物料相當(dāng)單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時，就要將大分類再加以細(xì)分，這種分類展開也稱為多級分類。

    2.分類展開性

    物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，則每段最多只能由十個細(xì)分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細(xì)分項目，然而細(xì)分項目太多，就難于查找，而細(xì)分項目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項目通常以五至九個較佳。

    3.完整性

    在物料編碼時，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。

    新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補(bǔ)填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

    4.單一性

    物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。

    5.一貫性

    物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進(jìn)行。

    6.伸縮性

    物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴(kuò)展或變動的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。

    7.組織性

    物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。

    8.適應(yīng)電腦管理

    電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。

    9.充足性

    物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應(yīng)付將來物料擴(kuò)展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。

    10.易記性

    在不影響上述九項原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。

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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)物料編碼的十項基本原則

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