隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和會計電算化的不斷推進，財務軟件在各行各業(yè)得到廣泛應用。為適應這一發(fā)展，各高校會計電算化專業(yè)都把會計電算化作為一門核心主干課程。筆者所在學院會計電算化實踐教學一直以用友ERP-U8財務軟件為授課載體，近年主要采用V86l版本。筆者結合該課程的實踐教學經(jīng)驗，針對其注意事項及常見問題，對系統(tǒng)管理、公用基礎信息設置、總賬系統(tǒng)3個模塊進行了總結和分析，以期對用友財務軟件的初學者提供幫助。
1 系統(tǒng)管理模塊
系統(tǒng)管理模塊操作相對簡單。但筆者發(fā)現(xiàn)初學者由于對內部控制制度在軟件中如何體現(xiàn)缺乏較深入的認識，導致容易忽略一些細節(jié)，教師應提示學生關注這些細節(jié)，促使其順利完成建賬、修改賬套等實訓任務。
(1)建立賬套。在用友財務軟件學習中，通常先要求學生以管理員身份進行系統(tǒng)注冊和操作員管理。其次需讓學生明確系統(tǒng)管理員、賬套主管及其他操作員的分工。實際上，學生在初學時經(jīng)常容易混淆他們的權限，特別是系統(tǒng)管理員和賬套主管的權限，所以在建賬前，應讓學生明確系統(tǒng)管理員的工作是設置角色、用戶及權限，建賬，賬套輸出和引入等。而賬套主管主要負責建立年度賬、賬套的修改、賬套的日常業(yè)務處理等。
(2)修改賬套。當需要對新建賬套進行修改時，學生習慣于以系統(tǒng)管理員的身份進入，登錄后發(fā)現(xiàn)“修改”按鈕為灰色，不能修改。這時以賬套主管的身份進行操作即可。在系統(tǒng)未啟用前，可以修改的內容包括賬套名稱、單位信息、行業(yè)性質，可以增加基礎信息、修改分類編碼方案、定義數(shù)據(jù)精度；而在系統(tǒng)啟用后，有些內容即使可以修改也不能按實訓資料的要求進行改正，如行業(yè)性質選擇錯誤，在進行會計科目維護時發(fā)現(xiàn)，返回到行業(yè)性質修改后，仍然存在與實訓資料不相符的會計科目，只能通過重新建立賬套解決，所以應提示學生在操作時注意避免選擇錯誤的內容。
(3)輸出與引入賬套。為了保證實訓課程的順利進行，機房一般對重要硬盤進行還原保護，當電腦被重啟后，原賬套被清除，這就需要學生每次課后在未實行保護的硬盤輸出并保存賬套備份文件，下次課再引入。經(jīng)常會有學生在目標文件夾下找不到上次課已輸出的賬套備份文件，這是由于在上次輸出過程中只選中了目標文件夾，并沒有雙擊打開，備份文件沒有保存在目標文件夾。而是存人了上一級文件夾，耍想找到丟失的備份文件，需要到上級目錄尋找，然后再將其復制到目標文件夾即可。
(4)權限設置。只有系統(tǒng)管理員才能設置賬套主管的權限，也可以對相應賬套的相關操作員賦權，而賬套主管只能分配所屬賬套子系統(tǒng)的權限。通常學生會以admin身份登錄系統(tǒng)管理并對所有操作員進行權限設置，進入操作員權限窗口，依次點擊相應操作員。容易遺漏的操作一般有：忘記在賬套主管前的方框內打勾、忘記選擇新建的賬套和年度、忘記子權限的展開與選擇等，導致操作員權限錯誤或不完整，應提示學生注意避免。
(5)年度賬管理。建立年度賬時發(fā)現(xiàn)“年度賬”按鈕為灰色，這是由于以admin身份登錄系統(tǒng)管理，改為以賬套主管身份登錄即可。只有賬套主管才能進行有關年度賬的操作，同理可應用到年度賬的輸出與引入、年度數(shù)據(jù)清空的操作。
2 公用基礎信息設置模塊
公用基礎信息設置對后續(xù)模塊的操作有重要影響，學生需格外注意操作的完整性，避免遺漏操作步驟。筆者對容易遺漏的操作進行總結和分析如下：
(1)職員檔案設置。根據(jù)實訓資料要求，對“其他應收款”科目設置“個人往來”輔助賬，在輸入該科目期初余額或填制涉及該科目的憑證時。在輔助窗口個人欄無法找到相應職員的名字，則應返回職員檔案設置，在該職員檔案窗口中是否業(yè)務員前打勾即可。
(2)外幣設置。已錄入了匯率，但使用時卻顯示匯率為空。這是因為錄完匯率后沒有成功保存就退出了，返回外幣設置窗口，重新錄入?yún)R率，而后點一下回車或將光標在別處點一下，即可保存。
(3)票據(jù)管理。在錄入涉及銀行存款科目的憑證時只彈出輔助項窗口。沒彈出票號登記窗口，這時返回到結算方式窗口，在是否票據(jù)管理前打勾即可，同時確保總賬“選項”的“憑證”選項卡中勾選“支票控制”項。
3 總賬系統(tǒng)模塊
(1)期初余額錄入。在錄入期初余額時，有些學生忘記給會計科目定義輔助核算項，只錄入了該科目的總賬余額。之后發(fā)現(xiàn)需通過輔助核算項錄入時。又直接把該科目設置了輔助核算而忘記把總賬余額刪除。導致總賬余額無法刪除。在輔助核算窗口錄入明細余額后，總賬余額變?yōu)檎_余額的2倍，試算不平衡。這時需作如下操作：刪除輔助核算項的期初余額一在會計科目設置中去掉該科目的輔助核算屬性一在期初余額錄入中刪除該科目的總賬余額一重新設置會計科目輔助核算項一正確錄入該科目輔助核算明細余額，系統(tǒng)自動生成總賬余額。
(2)憑證管理。在學生進行憑證管理實訓時，常會遇到問題。而這些問題多數(shù)是因為之前操作錯誤或設置不完整造成，以下為常見問題：
問題一：制單中涉及應收(或應付)款項時，系統(tǒng)提示“不能使用應收(或應付)系統(tǒng)的受控科目”。這是由于在會計科目維護時，應收(或應付)賬款在設置客戶(或供應商)往來輔助核算時，受控系統(tǒng)默認是應收(或應付)系統(tǒng)，而實訓資料并沒有要求啟用應收(或應付)系統(tǒng)，只需通過總賬系統(tǒng)反映，但學生沒有留意進行修正。這時進入會計科目維護窗口，把應收賬款(或應付賬款)的受控系統(tǒng)修改為空即可。
問題二：做出納簽字時，提示“沒有符合條件的憑證”。這時以賬套主管身份登錄企業(yè)門戶，并確保兩項設置完成：一是在總賬系統(tǒng)的選項中設置“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”：二是在系統(tǒng)初始化的科目設置中指定“庫存現(xiàn)金”為“現(xiàn)金總賬科目”，“銀行存款”為“銀行總賬科目”。此時再以出納身份登錄總賬系統(tǒng)才能進行出納簽字。
問題三：憑證已保存。無法修改制單人。有時學生由于疏忽，在憑證已保存后發(fā)現(xiàn)制單人搞錯了，需修改卻無法修改。這時以賬套主管身份登錄企業(yè)門戶，執(zhí)行“業(yè)務”一“財務會計”一“總賬”一“設置”一“選項”命令，在“權限”頁簽勾選“允許修改、作廢他人填制的憑證”，再以制單人身份進行憑證的填制或修改，保存后即可。
問題四：憑證記賬時，提示“無可記賬憑證”。出現(xiàn)此提示有以下原因，學生可進行相應修改：①上月未結賬。在“期末”一“結賬”中查看上月是否有結賬標志Y。②憑證未審核。在“憑證”一“審核憑證”中查看憑證上是否有審核人。③憑證已記過賬了。在“憑證”一“查詢憑證”中查看當月憑證是否有記賬人，如有即已記過賬，無須再記賬。
問題五：要修改憑證制單日期，系統(tǒng)提示“制單不序時”。這時以賬套主管身份登錄企業(yè)門戶，執(zhí)行“業(yè)務”一“財務會計”一“總賬”一“設置”一“選項”命令，在“憑證”頁簽取消“制單序時控制”即可。
問題六：結賬時，工作報告中“本月?lián)p益類未結賬為零的一級科目”不是顯示“無”，而是還有科目沒有結轉，但試算結果平衡，這是因為在期間損益結轉憑證生成前，自定義結轉、對應結轉、匯兌損益結轉等憑證已自動生成，但沒有記賬，從而造成結轉損益時相關損益類科目發(fā)生額錯誤。這時將已生成的錯誤的期間損益結轉憑證作廢、整理。檢查前面自動生成的所有轉賬憑證是否有誤，確認無誤后進行審核、記賬，再重新進行期間損益結轉憑證的生成即可。
以上是筆者總結近年會計電算化實踐教學經(jīng)驗，對用友ERP-U8財務軟件V861版本教學中的注意事項及部分常見問題的分析，還望同行多加指正。
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本文標題：用友ERP-U8財務軟件教學常見問題解析
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