0 引言

    伴隨著人類進入知識經濟時代及我國加WTO，企業所處的競爭環境發生了根本性的變化。為適應新的競爭環境，提高企業的競爭力，越來越多的企業建立起以ERP系統為代表的信息管理平臺。從上個世紀末開始，企業紛紛嘗試ERP，希望以此實現管理水平的提升。但是，一些ERP項目的實施效果并不盡人意，人們經常看到“IT黑洞”“ERP實施成功率為零”的說法，其原因眾說紛紜，但通過研究不難發現。引進ERP系統失敗的最主要原因是，人們應用信息技術的認識仍停留在傳統觀念層面上所致。在傳統觀念上信息技術的應用是。企業首先定義其經營職能、經營過程或其它業務主體的需求。而后在此基礎上開發出信息系統。繁瑣的企業手工業務處理流程存在許多重復或無效的環節，而ERP系統作為現代化的管理思想，管理方法和手段的結合體。是在全面總結、分析、提煉各種企業運作與管理特性的基礎上，借助先進的信息化管理模型，為企業提供行業的解決方案，其自身必然蘊含了標準的、優化的、適合于信息平臺下的業務運作流程；開發ERP系統之前企業若不進行業務流程優化。而是將ERP系統應用在企業陳舊的，現有的管理流程上，其結果只能對信息技術投資巨大而效果甚微。因此，ERP系統的成功應用需要業務流程優化。

    本文指出ERP系統開發中信息化與業務流程優化相結合的必要性的同時。給出了在實際的系統開發中業務流程優化的具體步驟及方法。

1 基礎理論

    1.1 業務流程

    業務流程是指為了達成特定業務目標而執行的一系列在邏輯上相關的任務。業務流程獨立于組織結構，通常會涉及組織內部的多個部門或者多個組織。

    1.2 業務流程梳理

    業務流程梳理就是從企業整體業務流程明晰的目的出發，對當前流程進行充分顯性化，而在顯性化基礎上發現問題并進行點優化的工作方式。業務流程梳理不僅僅是畫流程圖，而且要深入企業業務現場，實際了解業務發生的內外部因素，并集成到流程圖中。業務流程梳理是流程優化的基礎和前提。

    1.3 業務流程優化

    業務流程優化(Business Process Improvement，BPI)是成功應用ERP的前提。ERP系統也是承載流程的最佳工具，從這個角度出發BPI可以定義為：

    BPI是指以企業業務流程為優化對象和中心，以建立與ERP系統相融合的標準流程為目標。對企業現有業務流程進行分析保留其符合先進的管理模式及信息化要求的部分，改進、調整或重建不合理之環節，使新建的業務流程能夠滿足ERP系統的應用要求，并通過ERP系統的實施來實現優化后的流程，在保證ERP系統成功應用的基礎上提升企業競爭力。

2 信息化與業務流程優化相結合的必要性

    在管理方式上，業務流程優化力求打破組織邊界，將直線職能式的縱向傳遞為主的模式轉化成一種較少層次的扁平組織結構和管理模式。傳統的企業業務流程以手工作業方式為主，以分階段和串行化業務處理為特點，信息無法連續流動和充分共享，業務流程中存在大量重復錄入的數據和一些無效的業務處理環節，業務處理效率低下。而信息系統中的信息和業務能夠跨越組織和層次界限，連續快速流轉。不斷改進企業信息系統，能夠真正幫助企業實現業務并行處理，徹底消除業務流程中的無效環節和勞動，實現業務流程優化的最佳目標。手工業務流程在很多方面無法適應信息化管理的特點，如果不進行必要的梳理、分析和優化，就無法充分發揮信息系統的作用，甚至會使業務流程更加復雜，降低處理效率和速度。產生令人失望的效果。即使現有業務流程運轉流暢，沒有明顯與信息化管理相悖的地方，進行業務流程優化也是必要的。因為簡單復制手工業務流程的信息系統，其靈活性和可擴展性都比較差。而企業由于市場和政策的變化，元法避免對組織機構、管理方式或運作模式進行改動，對信息系統也要進行相應的改進。而缺乏靈活性和可擴展性的信息系統，進行改進的代價非常大，甚至會無法完成，從而導致信息系統的失效。因此，企業信息化與業務流程優化是相輔相成、相得益彰的兩個過程。兩者的結合，才是提升企業管理層次、實現企業且標的根本途徑。

3 ERP系統開發中業務流程梳理與優化

    下面以某礦業集團業務流程梳理與優化的過程，簡單來談一談ERP系統開發中業務流程的梳理與優化的具體實現方法。

    3.1 流程梳理到流程優化

    3.1.1 流程梳理的依據

    流程梳理的根本依據是集團的崗位責任設置和業務工作辦理規章制度。

    首先，通過業務分析工作，在現行工作制度和崗位責任制度的基礎上，分級分層地詳盡列舉出集團公司生產、管理、經營領域中的主要業務及其下屬子業務。制定出“XXXX集團業務流程匯編”，對所有的業務工作進行匯總、編碼與分解。

    其次，根據集團的崗位責任制和業務管理制度。明晰每一項工作由哪個部門辦理、包括什么內容、歷經什么環爺、各環節進行什么工作、辦理工作受到什么樣的角色權限限制、需要哪些崗位進行協同、要求在什么時限范圍內辦結、辦理結果如何處理。形成完整而詳盡的流程描述。

    在流程梳理過程中，首先考慮主業務流程。目標企業的一級流程包括。財務管理業務流程、物資管理業務流程、人力資源管理業務流程、煤炭運銷業務流程、生產調度業務流程等等。反映集團全業務的業務樹一般表現為多層樹結構。流程可以包含子流程，子流程允許嵌套。目標集團的業務流程，在每一大類下，再劃分為四級結構為宜(如圖1)。

   圖1 業務流程層次絡構示意圍

     3.1.2 流程分解與流程編碼

    將各個業務流程進行層次分解，設計適應多級多層業務流程管理的業務流程編碼體系，完成對所有主要業務流程的編碼，是梳理流程工作的核心環節。對經過搜集整理和業務部門確認的流程，采用8位四級編碼體系進行流程編碼。每一級業務流程均采用2位自然數編碼。如下圖示：

圖2 業務流程分級編碼示意圖

    上圖中所示。辦理物資采購合同的業務流程編碼為01010101。

    3.1.3 流程描述

    根據完整性和全面描述的需要，我們拿辦理依據、工作部署、工作內容、適用范圍、主辦部門、串行協辦部門、并行協辦部門、工作時限、業務申報材料、工作流程、費用說明、辦理成果、公開程度等十三要素對每一個具體流程進行了詳盡地描述。其中，“工作流程”要求做出業務流程圖，示例如圖3所示：

圖3 設備臺帳管理業務漣程示意圖

    3.1.4 流程固化與優化

    在所有的業務流程經過分析、編碼和基于十三要素描述的基礎上。形成了企業的“業務流程匯編”。經由各個業務部門討論修訂并確認后。以集團文件的形式，形成集團業務流程規范，達到固化流程。一般來說，對于業務流程，均采取“先固化、再優化”的模式不斷提高業務流程的合理性。流程優化的過程中我們主要是。取消了所有不必要的工作環節和內容、合并了必要的工作、對流程中各環節程序進行了合理的重排并對必需的工作環節進行了簡化。

    3.2 流程優化效果分析

    通過流程梳理達到了理順企業內部流程，通過優化提高了整體運營效率，全面、透徹的業務流程梳理對流程優化至關重要。案例中，我們首先對企業重要流程進行了梳理，在此基礎上逐步進行了業務流程的優化，達到了各個環節執行者和執行權限明確、流程采用“最優路線”的目標。事實證明，與流程優化相結合的ERP系統的運用在目標集團管理工作中取得了與其所希望的效果。

4 結束語

    信息化的巨大潛能為企業業務流程的優化提供了新的思路，也奠定了技術基礎。同時，流程梳理與優化則為信息化的有效應用創造了良好的應用環境，從而能夠充分發揮信息化的潛能。在開發ERP系統時，應很好地協調流程優化與信息化的關系，這是眾多成功實施ERP項目得出的共同的結論。

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本文標題：ERP系統開發中業務流程的梳理與優化

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