筆者最近受一家企業所托，對他們使用的ERP效果進行評估。這不查沒感覺，一查嚇一跳。這家企業存在的問題還真多。筆者下面將這家企業的業務做一個簡單的介紹，然后再將它們存在的問題做一下分析。各位讀者可以看看，自己企業是否存在這樣的問題。

　　企業業務背景：

　　筆者評估的這家企業，是一家外資企業。其主要從事五金工具的銷售，業務形態主要是外貿加簡單的裝配和包裝。從業務的性質來看，是接單型的生產。接單客戶訂單后，從國內購買零件，然后進行組裝和包裝，再出口。中國作為五金工具的大出口國，這種業務形態的企業還是很多的。故筆者選這樣一個企業進行ERP項目的體檢，具有很大的借鑒性。

　　問題一：成品編碼直接使用客戶的編碼

　　接單型生產企業，由于沒有自己的自主品牌，為此在成品信息的編碼上，太過于依賴客戶。這家企業就是如此。他們在成品的編碼上，采用的是客戶的編號。如在成品的品號直接使用了客戶的編號。此時由于客戶的編碼各種各樣，在企業ERP系統中成品的編碼也是多種多樣。這不利于企業后續信息的管理。如可能不同的客戶之間編號有重復的情況，這是系統所不允許的。

　　應對措施：

　　企業之所以要采用客戶的編碼，這主要是考慮到，企業在輸入訂單、產品出貨等多種單據上，都需要使用客戶的編碼。如果使用自己的編碼的話，管理起來不方便。筆者認為這種考慮有一定的道理，但是不全面。畢竟這只涉及到少量的用戶。而企業內部的采購、生產等部門，都希望有一個統一的編碼規則，以方便他們記憶。

　　在ERP系統中，針對這種情況其實都有現成的解決方案。筆者建議，對于所有的成品，企業要根據自己公司的實際情況，設置一個公司內部的編碼原則。一般在產品信息窗口中，還以有一個客戶編號的字段。用戶可以將客戶的編號在這個字段中輸入。然后在輸入銷售訂單時，即可以按客戶的編號來輸入、也可以按公司自己的編號來輸。在出貨時，也可以設置在出貨單據上顯示的是客戶的編號（通常情況下客戶要求出貨單據上顯示他們的編號）、還是公司自己的編號，或者兩者都顯示。然后其它部門，如采購、生產等等，都可以選擇使用自己公司的編碼。

　　問題二：銷售訂單號碼采用客戶的訂單號碼

　　這家五進外貿型生產企業，內部的銷售訂單與客戶的訂單是一一對應的。為了方便起見，他們在銷售訂單編碼時，直接采用了客戶訂單的編碼。在數據量比較少的時候，這種編碼方式并不見得有什么不妥。可是兩三年過去之后，問題就出現了。由于客戶的數量比較多，為此訂單號碼就稀奇古怪。銷售部門、采購部門、生產部門、出貨部門、銷售部門等相關人員在溝通時，就非常的麻煩。在傳遞單據信息時，總需要隨身帶個本子。這對于相互之間的溝通非常不利。

　　應對措施：

　　筆者建議，公司內部的單據需要有自己的編碼原則。這不僅僅是溝通上的需要，也是管理上的需要。如出于審計方面的要求，企業內部單據，如銷售訂單，最好有連續的編號。這在后續企業內部審計時，能夠幫助管理者是否有多計或者少計銷售收入。而且銷售訂單的單據編碼統一，也方便企業內部員工的記憶。

　　至于客戶的訂單號碼，在系統中也可以解決。如在銷售訂單上，可以顯示客戶的訂單號碼。然后在出貨時，可以通過銷售訂單轉出貨單作業，將客戶的出貨單號帶到出貨單上。這么做的話，即能夠滿足企業日常辦公的需要，也能夠滿足客戶管理上的要求。對于這些類似的問題，在系統中都有對應的解決方案。沒有必要將客戶的那一套東西一成不變的帶過來。

　　問題三：手工采購訂單脫離了與銷售訂單的關聯

　　接單型的生產企業，在采購環節中，很重要的一個特點就是大部分物料都是根據銷售訂單來采購。即采購訂單與銷售訂單之間也有很直接的關聯。此時就可以根據銷售訂單去追蹤物料的到料情況，并安排相關的生產計劃。這本來是一種很好的管理途徑。但是在實際工作中，由于手工訂單的存在，導致采購訂單與銷售訂單之間脫離了關系。當銷售訂單與采購訂單之間的鏈條斷掉時，在管理上就會出現種種問題。如無法準確統計銷售訂單的采購成本、無法根據銷售訂單來追蹤物料等等。

　　應對措施：

　　企業用戶為什么在系統中要開手工采購訂單呢？這有很多種原因。不同的原因需要采用不同的解決方式。筆者這里舉兩個比較典型的例子。各位讀者可以舉一反三，找到合適自己的解決方案。

　　一是采購分單導致的手工采購訂單。如現在某個原材料，數量比較多，假設有十萬套。此時如果交給一個供應商來進行生產，交期上可能來不及。此時采購就會考慮將這個原材料分別下給兩家以上的供應商。可是從銷售訂單-請夠單-采購單這個鏈條中，其默認都只是下給一家供應商。用戶在操作時，是先更改采購訂單的數量，然后將剩余的材料再手工開單，下給另外一家供應商。這就是問題的癥結所在。針對這種情況，筆者的建議是，可以再跑一次請購單到采購單的作業。在采購訂單上更改數量并審核之后，請購單上的請購數量與采購數量就對不上。此時就可以讓系統再走一次請購轉采購的流程，讓系統再將剩余的數量自動生成一張采購訂單，這也就是說，一張請購單對應多張采購訂單。其實這么操作工作量并不沒有增加。因為采購訂單不需要手工下，系統仍然可以自動生成。而保證了銷售訂單與采購訂單之間的鏈條關系。

　　二是采購訂單作廢導致的手工訂單。在實際工作中，由于種種的原因，采購訂單會有作廢的情況。如供應商不能夠按時交滿所有的貨物或者質量不令人滿意，此時采購訂單就會有作廢或者部分作廢的情況。用戶在操作時，他們會將作廢的數量，通過手工開單的形式交給其他供應商生產。這也是導致手工訂單存在的一個原因。針對這種情況，其實解決起來也并不難。用戶可以先將原有的采購訂單作廢（如果只有采購訂單中的某一項物料有問題，可以將采購訂單行單項作廢）或者重新打開采購訂單（只要沒有交貨，用戶就可以直接對采購訂單撤銷審核，然后更改供應商）。如果采取作廢的形式，那么在物料申購單上其申請的數量與采購的數量就會不一致，用戶可以重新走一次流程，來生成采購訂單。這么操作就可以保障銷售訂單與重新下的采購訂單之間的關聯，從而方便后續物料的追蹤動作。

　　另外在實際工作中，由于新供應商沒有及時審核（新供應商可能要多個部門審核后才能錄入到系統中）、價格的限制（采購訂單價格有最高的限制，而供應商不同意這個價格，正在協商）等原因，也會造成手工訂單的情況。這些內容主要是管理流程上的問題，光靠系統還很難解決。總之，實施顧問在維護采購訂單時，要做到無單采購的限制。在ERP系統運行到一定的階段，這個控制還是做的到的。執行無單采購的限制之后，就能夠有效的解決銷售訂單與采購訂單脫節的問題。

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本文標題：你的企業ERP系統存在這些問題嗎？

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