隨社會的不斷進步，經濟的不斷發展，企業需要處理的信息量越來越多，業務越來越復雜，越來越多的公司考慮放棄原有的功能簡單的財務軟件，轉而部署一個功能強大的軟件系統。該軟件系統能反映企業越來越大的復雜度，并且能給企業提供更好的手段監督一系列的業務流程和職能。
從直觀上看，簡單的財務軟件和ERP系統最大的區別可能就在于成本。這可能就是一個正在成長的企業不愿部署ERP的主要原因。畢竟，在企業快速發展的這一階段，最需要的就是錢，資金周轉、緩解現金流、購買必需品比如廠房、機器、土地和股票都需要錢。當你花了50萬美元購買了一個10或15用戶的軟件系統時，這得確會帶來很大的疑問。它要比一個簿記程序的成本高太多了。
成本問題將會引起企業管理層的注意，但精明的用戶會明白你所購買的軟件系統物有所值。如果你從Makro購買了一個財務系統，那么你肯定能得到你所需要的一般功能。并且這個非定制的會計軟件在安裝和配置的時候不需要的額外的服務和和專門技能，基本不需要任何維護，但是，它給你的企業所提供的功能仍然非常有限。你不要指望這樣一個簡單的軟件能控制你的所有業務需求。
但是，購買并部署一個ERP系統將會是一項巨大的投資，原因如下。
當你購買一套ERP系統時，你得到的不僅僅是一套軟件;ERP的成本有三個組成部分---許可、維護和實施所需要的專業服務。除此之外，還包括一套整合了最佳做法的業務流程。這意味著企業基本業務功能的效率將大大改善。并且部署ERP系統也為你檢查企業業務、并且能直接接觸到經驗豐富的技術顧問提供了一個機會。
大多數ERP軟件附帶預定義的業務流程或工作流程。這使得通用流程更容易處理，比如采購、銷售、物流等工作流程。對于那些習慣使用標準的會計軟件或試算表的公司來說，很可能由于無知或圖一時方便，而避開工作流程的最佳做法。
對于小型公司來說，這可能不會帶來什么問題，隨著它們業務的增長，它應該逐漸吸收一些最佳做法，因為這些額外的步驟是有比較充分的存在理由。舉例來說，控制可能是一個企業成長過程中面臨的最大挑戰。剛開始，企業管理層能夠勝任和管理任何事情;隨著公司規模的不斷擴大，他必須下放職責，委托他人管理事務。如果企業系統能夠通過工作流程支持和自動化的一些委托，保持控制是非常有可能的。
企業資源規劃(ERP)會比較目前企業正在做什么，以及ERP軟件能為這同一過程做什么。大多數企業主明白， ERP系統處理業務的方式是正確的;雖然部署ERP可能需要額外的步驟，但是會得到更好的控制效果。盡管這樣，可能仍然需要某種程度的定制化;通常情況下，當我們部署完ERP系統后，高達85%的ERP過程將會合作標準。
對于那些正在逐漸失去業務精確控制功能的公司來說，它們應該考慮遷移到一個ERP系統。“企業目前握有哪些股票?它們在哪?”“債務人名冊的狀態是什么?”“企業的總清帳是不是最新的?”如果這些問題一直困擾著你，那么你就不要猶豫了，部署一個ERP系統將會使你遠離這些問題。
雖然任何系統(包括簿記軟件)都以總清帳(GL)結束，不過企業資源規劃解決方案的功能卻遠比這豐富得多，它能夠在按部門劃分的GL之上添加操作。該系統能夠同時處理多個點和管理各個分支機構，雖然企業員工可能在不同的地點同時使用這一系統的不同組件。
如果記錄結構更大的話，ERP解決方案還能做到更細。ERP系統所捕獲的供應鏈中傳遞的信息，不僅能夠支持更好的管理，而且還為商業智能和客戶關系管理系統提供了為更先進的功能。
在詳細業務需求方面， ERP系統還提供了升級、審批和工作流程管理公司，同時該解決方案也可以與第三方應用程序集成，以滿足獨特或專門的業務需求。作為一個信息驅動的解決方案，ERP系統通過報告、異常通知和關鍵績效指標等諸多形式給企業管理層提供了更多的洞察力。所有這些信息都將有助于企業領導層做出有效的決策，并簡化了企業日常管理的復雜度。
盡管如此，請務必記住，ERP系統是一項長期投資，而不是一個短期購買行為。同樣，做出部署ERP的決策也絕不是一個草率的過程，而需要經過多方面的論證。值得注意的是，首次引入一個新的系統可能會帶來很多“痛苦”。不過，這些痛苦只是暫時的，如果這一過程沒有堅持下去的話，你的ERP投資可能就失敗了。部署ERP系統不僅僅不要錢，也需要長期的責任心。
不可否認的是和多人對于ERP橫加指責，但這并不是ERP軟件或概念的錯誤所造成的。相反，許多ERP項目的失敗是由于缺乏變化管理以及銷售過程中產生的不切實際的期望。現實情況是， 部署ERP是一項艱苦的工作，需要投入巨大的時間、金錢和精力。它不會如魔法那樣解決商業問題或瞬間就能讓一個企業平穩運轉。
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本文標題：教你正確運用ERP“魔法棒”
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