隨著中國企業信息化建設的高速發展,OA辦公系統也逐漸被國內企業所熟悉。如今,OA辦公系統已在各行各業普及應用,創造了巨大價值,以電子行業為例。目前OA(萬戶官網:www.whir.net)系統已經成為不少電子企業信息化初期選擇并投入建設的基本系統,幫助用戶提高工作效率和工作質量,達到提升管理的目的,以東方電子為例。
早在幾年前,在電力自動化領域發展多年的東方電子就開始建立和完善整體高效的協同運行機制,由于公司缺乏一套簡潔、實用、高效的協同辦公平臺,導致個人辦公效率、整體辦公效率難以提高,信息共享、傳遞不及時,統一決策、貫徹執行的難度變大和速度變慢。因此,東方電子亟需在集團公司范圍內構建協同辦公系統。作為一家為客戶開發信息化系統的企業,它對于信息化系統的認識比普通企業更深刻,要求也更高。這使得東方電子在選擇OA辦公系統時更為苛刻。
在經過一番深重考慮之后,2010年被信息產業部指定為“國家OA軟件標準編制組長單位”,備受內行人青睞的萬戶成為了東方電子的合作方。在雙方接觸過程中,萬戶團隊體現了良好的專業素養和熱情以及周到的服務態度,徹底打動了東方電子領導的心。在成功引進萬戶OA辦公系統之后,東方電子企業管理便得到了有效改善,實現跨部門的高效溝通與協作,提升信息化水平,提高辦公效率和響應速度,并為單位管理人員、工作人員提供了更好的辦公手段和環境,使他們準確、高效、愉快的工作。
萬戶OA辦公系統主要提供了信息管理、單位主頁、工作流程、綜合辦公、郵件、GKE(即時聊天工具)等六大功能模塊。這些模塊對東方電子來說都非常重要,其中最重要的功能是信息管理和綜合辦公,它們讓東方電子的員工實現了即時溝通,協同辦公。
辦公這個模塊包括會議管理和圖書管理。其中“會議通知”這一應用讓用戶非常滿意,以前開會時,負責通知的同事要去電話或者當面通知每一個參會者,而找不到參會者的情況時有發生,在使用了OA系統以后,參會者可以通過OA收到該會議通知,還可以通過短信發送到參會者的手機上,通過多種方式傳達到員工。“以前通知開會的時候,負責通知的人老覺得不踏實,因為電話通知,有的人缺席時會說沒收到會議通知。現在通過OA,通知沒通知,大家一眼就看到了。”東方電子的員工評價道,“對溝通、協作的作用比較明顯。”
而通過圖書管理這一應用,員工可以在萬戶OA辦公系統里查詢企業內的圖書館里的哪些書已經借出,哪些書可借閱。這省去了員工跑圖書館之勞。而這也得到了企業員工的肯定,東方電子的員工表示:“現在在OA上就可以查閱哪些圖書可以借,方便又節省時間。”
另外,萬戶OA還為員工積極參與企業的管理開辟了通道。萬戶OA辦公系統中的功能模塊員工建議箱建立了員工與企業溝通的一個有效渠道,意見箱為使各員工暢所欲言特別針對敏感性問題設計了匿名功能,管理層通過員工的意見和改進建議,了解員工想法及時解決提出的問題,營造良好的氛圍。調動員工關心企業、熱愛企業、積極參與企業管理的積極性。
而萬戶網絡的服務支持體系也是備受用戶稱道的。據了解,萬戶網絡的服務支持體系由三部分組成:全國統一客戶服務中心、各地分公司現場服務、合作伙伴個性化服務,最終達到360度的全方位服務體系。因為萬戶深知,只有用服務的精神貫穿軟件的應用,才能真正體現出協同管理軟件的價值。對于用戶最關心的服務流程及響應速度,萬戶網絡也同樣做出了嚴格的規范:在項目實施階段結束前,項目經理會向用戶講述售后維護的流程,等客戶確認項目驗收報告并簽字的同時,萬戶網絡公司內部的項目經理和客服工程師之間完成客戶交接。進入售后服務階段的客戶,如對萬戶網絡的軟件產品有任何問題可以直接聯系指定的客服工程師,客服工程師將通過現場、電話、qq、msn等遠程方式協助客戶解決問題。
毫無疑問,OA辦公系統已成為信息化建設中最熱門的技術應用之一。但要讓更多行業的用戶對OA辦公系統徹底認同,還需要廠商做出更多努力,在這一點,萬戶網絡的表現十分突出,值得其他廠商借鑒。
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