目前企業信息安全的現狀主要是解決如何加強機密數據本身的安全問題，即在數據信息生命周期的每一個環節上，確保信息存儲和傳播的安全性。
局域網文檔的七大隱患
企業中與業務相關的機密信息有九成左右都會以電子文檔的形式存在，這些內部機密文件分布在各個內部局域網電腦中，常面臨以下七大安全隱患：
1、缺乏強制性保護措施
企業內部員工可隨意把企業內部文件甚至涉及公司機密的文件攜帶出去，無形中給企業造成巨大損失。
2、缺乏基于角色的用戶權限管理措施
企業內部因部門不同、員工級別不同，針對文件使用范圍也不同。然而企業內部管理人員無法根據實際需求設置不同權限部門、員工使用不同的文件。
3、缺乏對文件的使用權限控制措施
企業內部文件甚至核心機密文件不能合理地設置不同使用權限，造成文件在企業內部的濫用，從而給企業核心機密外泄帶來了隱患。
4、缺乏防范企業內部員工主動泄密的措施
企業內部員工因工作需要常使用電子郵件、QQ 等工具。員工能隨意將企業內部文件拷貝、復制、粘貼到QQ 上，給企業數據安全造成巨大損失。
5、缺乏對文件有效的離線控制
企業內部常常面臨信息外攜使用、交互使用的需求，然而卻缺乏對文件有效的離線控制，文件一旦外攜出去將處于不可控狀態，離線文件可以被隨意編輯、復制、刻錄、打印。
6、缺乏全面的日志審計
企業內部一旦發生機密信息外泄，管理者無法對外泄事件進行審計，不能為企業內部安全事件提供有力的追蹤依據。
7、缺乏有效的備份機制
企業電腦一旦出現物理損壞，其存儲在電腦上的文檔很有可能無法恢復。因員工離職，員工有可能故意對其存儲在電腦中的文件進行惡意刪除和破壞，這些情況都給企業數據安全造成較大威脅和隱患。
全面的數據保護策略
根據企業數據現狀及其面臨的安全隱患，從以下幾個方面可以有效解決企業數據安全保護的問題：
1、高強度數據加密。針對客戶不同需求采取各種高強度的數據加密技術，對數據進行安全性保護，同時也可指定需要保護的文件類型，使同一類型文件在用戶新建后就自動被加密保護，加密后的文件被非法傳輸到企業外部也無法解密和應用，從而杜絕企業泄密事件發生。
基于角色的用戶權限管理。通過建立員工、角色、權限之間互相對應的關系，為不同級別的員工建立各種不同的功能權限，針對不同角色靈活設置企業內部文件的訪問控制權限，從而實現企業內部電子文檔基于角色的權限管理。
2、文檔應用權限細分。針對企業文檔使用級別、使用范圍不同進行權限上的細分：只讀（只讀可打印和只讀不可打印）、共享、存儲、拷貝、應用、傳輸、打印等以及可設置所有可執行操作的可打開具體時間、次數，為用戶提供更加科學的權限管理機制。
3、防止企業內部人員主動泄密。在企業內部，員工常常使用電子郵件、QQ 等工具和外界通信，如何防止員工通過這些工具將企業內部核心機密文件外泄也成為企業管理者面臨的困惑。鼎普科技采用國內領先的進程特征碼識別技術來甄別受保護程序和非受保護程序。在受保護程序之間進行操作，系統允許用戶通過各種方式（鼠標右鍵、拖拽等）將信息內容從一個文件轉移到另一個文件，也可允許用戶信息從非受保護的程序中拷貝進受保護的程序，但用戶試圖從一個受保護程序將數據信息轉移到不受保護程序（如QQ 等），復制內容自動被屏蔽，杜絕企業內部人員主動泄密的可能。
4、安全的共享行為。在處理核心機密信息的共享時，通過設置共享行為的合法性，加強企業對機密文件應用權限管理的力度，實現不同用戶具有不同的應用權限。
多元的離線控制。為實現企業對離線用戶使用機密文件的安全管理，可對離線文件設置使用權限，如打開次數、使用時間、禁止打印等，同時配置專門的閱讀工具，保證授權用戶正常訪問離線文件。另外也可以實現離線文件和U 盤綁定，確保離線文件只能在某個單獨U 盤環境使用的唯一性。
5、全面的日志審計功能。通過記錄終端用戶操作過程的記錄以及對突發安全事件的詳細記錄、分析，對企業數據信息進行全面審核，為企業內部泄密事件提供強有力的追蹤依據。
實時數據備份。提供數據自動備份功能模塊，客戶端設定自動備份條件，將相應的文件上傳到文件備份服務器中，使文件自動生成備份，降低企業因意外原因丟失數據的風險，從根本上解決企業機密數據存儲安全問題。
綜上所述，鼎普科技可以從文件加密保護、文檔使用權限控制、文檔離線權限控制以及文檔實時數據備份等多方面為企業數據安全提供保護，幫助企業實現完整的電子文檔生命周期管理，保證企業核心數據的安全，防止企業內部員工主動泄密，杜絕企業核心數據泄密的問題。
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本文標題：企業電子文檔的安全生命周期管理
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