為適應全球經濟一體化，能在激烈的競爭中求得生存與發展，我國企業正 曰漸重視以財務會計管理為核心的企業管理。凌源鋼鐵集團有限責任公司適時引進了ERP—PS8．5版本企業“進銷存”管理軟件，以財務部為管理核心，在企業財務部、各生產分廠、機動部、設備材料部、經銷公司、審計監察部等相關部門運行。該軟件包括采購管理系統、庫存管理系統、存貨管理系統三大部分。它以物資管理業務流程為中心來組織，根據物流、資金流、信息流的連續運動和反饋來設計，以跨越職能領域的邊界來實現整個企業信息的集成，實現了系統間數據的充分共享，有力地推進了凌鋼物資管理信息化的進程，再造物資管理業務流程和管理鏈條，提高物資管理的質量、效率，增強企業的競爭力。
一、傳統管理面臨的三大難題
凌鋼集團公司是長流程鋼鐵企業，生產所需的設備備件、原燃料、材料等物資品種多且數量大，主管業務部門和相關業務部門管理業務繁忙。傳統的管理方法和模式存在三大問題：
1．傳統管理數據全部通過手工核算，出錯率較高。有時會出現庫存實物、存貨總賬與明細賬間賬賬不符、賬物不符的情況，以及同一物資以不同名稱出現在不同庫房和不同明細賬上等現象。例如，聯軸器俗稱接手，因而有的賬上寫成聯軸器，有的賬上則寫成接手。這需要管理部門花費大量人力進行核對和更改，有時會因為人為失誤而導致企業資源浪費。
2．結算程序繁瑣、速度慢。物資采購計劃提出單位以及審批、采購、財務等部門，都需要從存貨中獲得收入、發出、結存等數量和成本信息。由于受數據傳輸方式限制，部門之間經常會出現壓單現象。例如，同一采購入庫單和發票，采購部門、倉庫保管、財務部門分別要結算1次，1個票據因為業務流程要結算3次。
3．不能真實反映庫存狀況。由于審批計劃、采購入庫、消耗和結算等業務的完成需要多個部門協調，而手工傳遞方式影響效率，溝通也不充分，缺少資源信息共享平臺，形成信息“孤島”，從而造成庫存大量積壓等問題，不利于合理安排資金，甚至會造成資金周轉困難。例如，相同型號設備的通用件(天車件等)，煉鐵、煉鋼和軋鋼工序都需要，各廠備件計劃員都提計劃，分別采購，結果出現庫存積壓和資金周轉慢的問題。
二、整合“三流”，提高管理質量、效率
在引進了ERP—PS8．5進銷存管理軟件后，凌鋼集團公司創建了物資管理信息平臺，通過平臺全面整合信息流、物流和資金流，形成了新的物資信息化管理的鏈條，實現了生產分廠、財務部、機動部、設備材料部、經銷公司和審計監察部等管理部門的信息資源共享，并達到切實、動態管理和監控的水平，為企業管理決策提供了及時準確的信息。
1．整合信息流。一是對全公司八萬多種物資進行編碼，將編碼物資按類別錄入系統，通過編碼即可識別物資的類別、數量、單價、金額。任何一個經過授權的部門和人員在登錄該系統后，都可以及時、準確地獲取查詢信息。二是管理業務信息流程再造。在基層生產單位編制的物資采購計劃，用電子文本通過系統提交申報到相關管理部門后，管理部門便可通過系統查詢庫存情況，確定是否執行；審計監察部門通過系統對計劃采購物資的進貨渠道、市場價格進行實時跟蹤和監管；物資到貨后，經倉儲和質檢等人員檢查、驗收后，相關資料信息被錄入系統，相關單位通過該系統即可了解到所需的信息，做出相應的反應。
2．整合物流。主要是強化招標采購、合理采購儲備和倉儲管理環節。凌鋼集團公司招標辦通過系統查詢，能夠掌握庫存物資存量及質量狀況，有針對性地提出標準的采購計劃，對符合競價招標采購的物資實行競價采購；對具備條件的零散物資盡量捆綁招標，用大招標的方式集中采購，使進廠物資的物流集中：通過對采購物資進行性能、價格比較，選擇質量好、信譽度高的合作伙伴參與招標，競價招標采購，既保證采購物資的及時到廠，也維護了企業利益，降低了采購成本，同時還保證了物流質量。
另外，通用型設備的備件有專人審批需求計劃、專人采購、專人保管，統一平衡庫存儲備，避免了因重復采購而增加不合理庫存和資金占用，實現了合理采購儲備。
ERP系統還加強了倉庫驗收管理工作，保管員和檢查員對進廠物資能夠及時清點、驗收，查證隨機資料，發現質量異議立即匯報、記錄，跟蹤處理結果；加強了質量跟蹤，對于嚴格按照壽命標準進行考核的大宗物資，與使用單位建立固定的溝通方式，由使用單位每月總結、報告，做到物流有序：在庫存管理系統中，對物流實行動態跟蹤管理，實物存放的位置與系統里的物資的庫位保持一致，按類別擺放，只要有物資移動，系統里的物料就隨之改變，保證了明細賬數量與總賬數量相等，賬、物相符，從而使相關人員隨時都能通過系統查詢到物資的流向、庫存物資的位置，以及庫存物資數量、金額等準確信息。
3．整合資金流。各生產廠提出物資采購計劃時，也可以通過系統查詢庫存信息，之后制定需求計劃。機動部通過系統直接查詢每種物資采購計劃、入庫、庫存、消耗等情況，審核批準后下達采購計劃，做到計劃采購資金流向合理。物資采購部門負責采購，沒有計劃的不采購，也決不允許其他部門越權擅自采購，從而使采購資金高度集中。該系統具有賬表查詢、統計功能，可以對當前數據和歷史數據進行比較分析，為合理編制采購計劃，合理安排采購資金，降低倉庫儲備，減少物資資金占用，提高資金周轉率并提供真實準確的信息。同時，該系統通過定義與事務處理相關的會計核算科目和核算方式，使系統在處理事物的同時自動生成記賬憑證，改變了資金信息滯后于物流信息的狀況，便于企業實行事前計劃、事中控制、事后反饋并實時做出決策。
三、實施物資信息管理化的啟示
1．凌鋼集團公司結合企業裝備現狀和管理組織結構實際，充分利用企業內部局域網資源，引進ERP—PS8．5管理軟件，利用現有計算機終端硬件設備，對物資管理業務流程實施信息化再造，創建了信息管理平臺。不過，凌鋼集團公司保持原有的管理機構，使企業機構和人員相對穩定；規避了國內一些鋼鐵企業在實施ERP系統過程中發生的各類技術性風險和失敗帶來的經濟損失。
鋼鐵企業在實施信息化管理過程中，可根據企業生產管理組織結構和信息技術的成熟情況分步實施改造，避免因不切合實際的引進而產生的風險和造成的經濟損失。
2．實踐證明，ERP系統在實際運行過程中有效地整合了信息流、物流和資金流；解決了過去很難克服的物資錯戶、串戶和壓單的難題，提高了管理效率和管理質量；實現企業經濟業務數據的共享，減少數據的手工重復處理，打破信息“孤島”；強化財務的管理能力，解放單一的核算工作，增強財務決算能力；會計和業務管理人員從過去繁雜的手工處理數據中解脫出來，由“核算型”向“管理型”轉變；財務與業務處理的高度協同，實現了企業物流與價值流的同步；部門之間通過系統實現了管理和監督制約的無縫銜接，使物資管理形成合力。
3．ERP管理企業的先進性。該系統使企業物資管理、信息管理、資金管理等做到了事前計劃、事中控制、事后分析；企業的存貨周轉率、應收賬款周轉率、流動資金周轉率、總資產周轉率等都有了明顯提高。信息的共享使企業管理者可以實時控制整個運營情況，應變能力強、中間環節少，整體化、扁平式、分布式的ERP系統管理模式，規范了會計核算過程，方便了信息的提取及對財會信息的監管，極大地降低了企業的運營成本，進而提高了企業的競爭力。
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