一、ERP與物料管理
(一)ERP的啟用
ERP——企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)(Enterprise Resource Planning) ，是由美國Garter Group lnc咨詢公司首先提出的，是當(dāng)今國際上先進的企業(yè)管理模式，它的核心是面向供應(yīng)鏈的管理思想，載體是綜合應(yīng)用了客戶機／服務(wù)器體系、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、面向?qū)ο蠹夹g(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊等信息技術(shù)。按照ERP管理思想設(shè)計的軟件產(chǎn)品。它在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下，整合企業(yè)內(nèi)部主要或所有的經(jīng)營活動，協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門圍繞市場導(dǎo)向開展業(yè)務(wù)活動。使得企業(yè)在激烈的市場競爭中全方位地發(fā)揮足夠的能力從而取得最好的經(jīng)濟效益，包括財務(wù)會計、管理會計、生產(chǎn)計劃及管理、物料管理、銷售與分銷等主要功能模塊。
在金川公司集團業(yè)務(wù)高速增長和國內(nèi)外市場競爭日益加劇的今天，迫切需要提升企業(yè)的核心競爭力，公司的整體戰(zhàn)略需要管理信息系統(tǒng)與國內(nèi)外先進水平接軌，原有的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為公司發(fā)展的瓶頸，通過實施ERP系統(tǒng)，可以幫助公司在原有經(jīng)營管理的基礎(chǔ)上，深入挖掘企業(yè)內(nèi)部資源和外部資源，為企業(yè)所用。在企業(yè)內(nèi)部，產(chǎn)、供、銷、人、財、物各環(huán)節(jié)通過ERP提供的功能可以實現(xiàn)電腦化、集成化、自動化，為管理人員提供強有力的管理工具；在企業(yè)外部，可以實現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商和客戶的信息自動交互，從而提高整個采購環(huán)節(jié)和客戶關(guān)系管理的效率，同時，通過ERP系統(tǒng)還可以與第三方的B2B網(wǎng)站全面鏈接，實現(xiàn)網(wǎng)上的電子商務(wù)，從而減少大量中間成本，提高公司的市場競爭能力。基于上述原因，公司決定應(yīng)用ERP管理，結(jié)合自身特點實現(xiàn)本企業(yè)信息化，實現(xiàn)物流、資金流、信息流的統(tǒng)一，提高倉業(yè)在市場中的競爭能力。
金川公司從2001年開始ERP項目的籌備工作，先后考察了圍內(nèi)外多家知名ERP廠商。在綜合考慮了軟件廠商的方案、產(chǎn)品、應(yīng)用經(jīng)驗，技術(shù)實力、開發(fā)實力、系統(tǒng)維護成本等因素后，選定中國最大的ERP軟件供應(yīng)商——用友集團合作實施公司ERP工程。公司的ERP項目依據(jù)實際情況，從2004年12月10日開始實施。金川公司ERP項目的上線是金川公司信息化建設(shè)的重要里程碑，標(biāo)志著金川集團信息化水平邁上了新的臺階。
(二)物料管理
物料管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中一項最基本的不可缺少的活動。物料管理就是科學(xué)的、系統(tǒng)地計劃、協(xié)調(diào)控制企業(yè)各部門的活動，最經(jīng)濟、最有效地在合適時機向食業(yè)各部門提供合適數(shù)量和質(zhì)量的物料。物料管理工作的范圍從采購計劃開始劍接收物料－原材料入庫－出庫配套－在產(chǎn)品計劃與控制－產(chǎn)成品入庫－發(fā)貨或銷售－售后服務(wù)等。
對于集團型企業(yè)來說，下屬獨立核算單位多，業(yè)務(wù)經(jīng)營范圍廣，在生產(chǎn)經(jīng)營中對物料管理就存在一些難點和和問題：
1、計劃申報的隨機性比較強，緊急計劃居多，給供應(yīng)部門的工作帶來很大困難。
2、運轉(zhuǎn)效率低下，多頭重復(fù)采購，質(zhì)量參差不齊，價格干差萬別，存在越權(quán)采購現(xiàn)象，造成資金儲備高居不下。
3、對物料從一級庫到三級庫的全程監(jiān)控薄弱。
4、對物料從需求－采購－入庫－出庫的全程預(yù)算控制缺乏強有力的預(yù)算體系保障，過度控制又無法靈活適應(yīng)計劃之外的物料采購、入庫、出庫。
5、各子單位信息不暢通，資源不共享，物料不能及時進行相互調(diào)配，積壓或物料短缺現(xiàn)象普遍存在。
通過應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)，金川公司徹底打破了原有的粗放管理模式，加強了集團層面的布局，將財務(wù)管理、物料管理越來越集中到集團層進行信息共享、服務(wù)分享和集中管理控制，更好地發(fā)揮了企業(yè)的規(guī)模優(yōu)勢：提高了工作效率；統(tǒng)一了總公司的物料參考體系；對于備件、材料的采購、存貨、銷售管理全部納入集中管理。減少了舞弊行為的發(fā)生，與財務(wù)實現(xiàn)高度集成；實現(xiàn)物流和資金流的統(tǒng)一，減少了存貨管理成本和流動資金的占用；降低了企業(yè)運作的風(fēng)險。
二、在ERP系統(tǒng)下的物料管理系統(tǒng)方案
(一)ERP系統(tǒng)整體解決方案
金川公司為逐步改善企業(yè)的管理模式，優(yōu)化管理流程，提升食業(yè)管理理念，進一步保持企業(yè)的持續(xù)競爭優(yōu)勢，適應(yīng)企業(yè)國際化戰(zhàn)略經(jīng)營要求，以及配合財務(wù)集中、物資集中管理的新管理方式。在集團內(nèi)部建立了用友ERP企業(yè)資源管理系統(tǒng)。金川公司的ERP解決方案是由集中采購、集團財務(wù)、動態(tài)會計平臺、成本管理、集團資金管理等7大系統(tǒng)構(gòu)成。
(二)物料庫存管理信息系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)方案
物料庫存管理信息系統(tǒng)根據(jù)其不同的功能要求分為物資代碼管理、進貨簽收管理、物料送檢管理、退貨管理、合格入庫管理、庫存管理、庫存分析、盤點管理、出庫管理以及不良品管理這10個子功能模塊，其流程圖如圖1所示。其中物資代碼管理模塊實現(xiàn)了對全公司的物料進行編碼，并對其進行維護。物資代碼是計算機系統(tǒng)對物料的唯一識別代碼，類似每個公民的身份證號，是計算機管理物料的檢索依據(jù)，故物資代碼必須唯一。庫存分析模塊包含了報表統(tǒng)計、庫存量上下限報警和庫存超時存儲報警等子模塊。
圖1
三、保障基于ERP系統(tǒng)的物料管理系統(tǒng)運行的措施
(一)完善管理組織機構(gòu)與制度
現(xiàn)階段，由于受技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)建沒等條件的制約，有些國有企業(yè)的ERP系統(tǒng)只在總公司和二級廠礦二級模式下運行，還沒有延伸到車間和班組最末一級的情況下，車間和班組加強物料的管理就成為重點，為此應(yīng)完善管理組織機構(gòu)與制度，以避免國有資產(chǎn)的流失與浪費。
1、實施“一把手”工程，同時遵循先基礎(chǔ)管理，在“整體規(guī)劃，分步實施，重在應(yīng)用，效益驅(qū)動”的指導(dǎo)下走從局部信息化到全部門信息化的路線，實行邊實施邊收益的原則。
2、完善制度和規(guī)范業(yè)務(wù)流程，規(guī)范原始信息及信息傳遞渠道。嚴(yán)肅一線信息的采集真實性、準(zhǔn)確性，建立規(guī)范化的數(shù)據(jù)采集、錄入制度，確保數(shù)據(jù)采集的高效、真實統(tǒng)一。從制度和流程上，對各種原始單據(jù)、報表及其他信息載體中的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和信息進行規(guī)范，并制定嚴(yán)格、精細的標(biāo)準(zhǔn)。
3、各部門不定期對出現(xiàn)的問題進行網(wǎng)上通報，及時解決。
4、加強對相關(guān)人員進行ERP的使用和維護知識培訓(xùn)，加強各部門員工的溝通和交流。
5、強化內(nèi)部管理審計制度，協(xié)同財務(wù)部門、機動能源部門一起對車間、班組的物料管理進行不定期的抽檢，使發(fā)現(xiàn)的問題和制度的缺陷能得到及時解決。
(二)加強物料主管部門的素質(zhì)建設(shè)
ERP系統(tǒng)是一個處理信息的系統(tǒng)，它要求特定的活動要在特定的時間進行。那么首先物料經(jīng)理需要制定一張日程表，將需要注意的事情列入表中并遵循這張表先做最重要的工作。以下是為一家成功實施ERP的企業(yè)某物料經(jīng)理的工作計劃：準(zhǔn)備日程計劃、公布生產(chǎn)計劃、修訂生產(chǎn)計劃、復(fù)審ERP輸出表、查詢?nèi)必洷怼⒏掳l(fā)出原料庫存報告、審計成品庫存、活動與問題匯總、編制生產(chǎn)延誤報告、編制外購組件延誤報告、復(fù)審提前期。其次在物料經(jīng)理的工作中，最大的苦惱莫過于庫存過多但又常常缺貨。不難看出，這種現(xiàn)象主要是由以下原因造成的：預(yù)測不準(zhǔn)確、供應(yīng)商不可靠、采購時間長而不確定、物流不穩(wěn)定、質(zhì)量不佳而導(dǎo)致大量的報廢與返工等。當(dāng)ERP系統(tǒng)被運用到企業(yè)的生產(chǎn)管理中時，由于以上原因造成的失誤是不能被接受的。為此相關(guān)主管部門可以通過以下步驟來減少庫存：嚴(yán)格車間、班組的采購計劃管理，提高計劃準(zhǔn)確率；及時對庫存結(jié)構(gòu)進行分析、調(diào)整；把技術(shù)管理與供應(yīng)管理有機地結(jié)合起來；對遺留下來的超儲積佧配件，單獨建賬管理：對內(nèi)平衡調(diào)劑利用，對外廣招用戶，折價銷售處理；財務(wù)部門要不定期地會同機動、供應(yīng)部門對車間的物料管理進行抽檢，同時嚴(yán)格料單領(lǐng)用制度；財務(wù)部門要制訂嚴(yán)格科學(xué)的責(zé)任績效考核制度并認真落實；總公司、各子單位、各相關(guān)責(zé)任部門每個環(huán)節(jié)、每個豐要責(zé)任人都要在減少庫存的工作中擔(dān)當(dāng)角色，使減少庫存同時又避免缺貨的目標(biāo)成為公司范圍的計劃。
(三)嚴(yán)格計劃管理
在ERP系統(tǒng)中，我們也應(yīng)該嚴(yán)格計劃下的采購，所有采購物資的品種及數(shù)量由物資部統(tǒng)一下達采購計劃。沒有采購計劃，任何部門不可能實施采購，使計劃、采購、管理職責(zé)清晰，最大程度地減少了人為干預(yù)，體現(xiàn)了物資采購計劃的嚴(yán)肅性，形成了從計劃采購到采購入庫全過程的計算機監(jiān)控，真正實現(xiàn)了計劃與采購職能的徹底剝離。
(四)加強采購訂單的監(jiān)控
采購訂單在系統(tǒng)中形成后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門可以利用采購訂單查詢功能對訂單進行跟蹤。通過不同物料或供應(yīng)商的采購訂單編號查詢訂單的執(zhí)行情況，如批準(zhǔn)是否通過、是否收貨、發(fā)票校驗等，通過顯示采貝句訂單歷史可以查看已收貨的物料憑證和對應(yīng)的財務(wù)憑證、發(fā)票校驗憑證等信息。通過對采購訂單完成情況報表的開發(fā)，提供系統(tǒng)外對采購員進行采購數(shù)量和質(zhì)量的考核依據(jù)，實時監(jiān)控采購合同的執(zhí)行情況便于采購人員與供應(yīng)商進行及時溝通。
五、ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效果
ERP管理系統(tǒng)經(jīng)過幾年來的運行，在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持下，在各部室的相互配合下，打破了國有老企業(yè)的傳統(tǒng)固有物料管理模式。
以生產(chǎn)作業(yè)計劃、經(jīng)營預(yù)算為龍頭，以物資資金預(yù)算控制為依據(jù)，實現(xiàn)集團級、公司級、部門級物資全過程業(yè)務(wù)規(guī)范化、統(tǒng)一化、可視化管理，實現(xiàn)了集團物資管理系統(tǒng)的關(guān)鍵控制。
通過“集中采購，集中收貨，集中結(jié)算，內(nèi)部調(diào)撥”的集中采購模式，縮短了采購周期，降低了采購成本，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，提高了物資管理水平。
ERP系統(tǒng)的實施規(guī)范和理順了公司相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。按照ERP系統(tǒng)管理理念的設(shè)計要求，定義固化流程；對公司供應(yīng)鏈中多重管理、業(yè)務(wù)流程不暢等問題，進行了重新定義和優(yōu)化。
通過ERP系統(tǒng)的實施，公司的備件庫存管理實現(xiàn)一級庫存管理，減少了管理層次，有效解決了二級庫管理中數(shù)據(jù)不共享、庫存積壓嚴(yán)重、死庫存較多、資金周轉(zhuǎn)率較低的問題。
實現(xiàn)了集中財務(wù)核算與資金管理、集中庫存管理和集中采購管理。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從業(yè)務(wù)的起始位置采集后逐級向上采集匯總；管理信息穿透各中間管理環(huán)節(jié)直接統(tǒng)計匯總。對公司的材料、備件、設(shè)備、金屬原料、會計科目、工程項目等基礎(chǔ)信息進行了統(tǒng)一編碼，對公司的會計賬簿、固定資產(chǎn)、客商信息、工程項目等檔案信息進行了規(guī)范，確保了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和完整性。
更加明確了管理責(zé)任，使管理流程順暢。特別是在物料供應(yīng)鏈中，從計劃、合同、廠商、項同、訂貨、驗收、入庫、付款等環(huán)節(jié)體現(xiàn)出顯著效果。同時也充分發(fā)揮了財務(wù)在氽業(yè)管理的作用，為實現(xiàn)記賬型財務(wù)向管理型財務(wù)的轉(zhuǎn)變提供了有效的管理基礎(chǔ)；及時為公司提供決策信息，以便公司決策層快速準(zhǔn)確地做出決策。
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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)中企業(yè)的物料管理方法
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