0 引言
現(xiàn)代社會已步人信息時代，信息技術成為企業(yè)經營運作不可或缺的電子手段，以信息技術為主導的高科技推動著制造業(yè)的變革與發(fā)展。目前我國信息化建設取得了可喜的進展，大多數(shù)企業(yè)都建立了各種信息管理應用系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了業(yè)務和日常管理的自動化，特別是體現(xiàn)信息流、資金流和物流一體化的ERP系統(tǒng)在企業(yè)的應用，使企業(yè)實現(xiàn)了業(yè)務流的集成和整合。在企業(yè)展開全面信息化的過程中，企業(yè)基礎數(shù)據(jù)信息的質量已成為影響企業(yè)實施ERP能否成功的關鍵因素。
管理是企業(yè)的命脈，充分發(fā)揮高科技技術在企業(yè)中的應用，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，才能不斷地提高管理水平，增強競爭力，與國際接軌。很多企業(yè)在實施ERP方面取得了良好的效果，在生產計劃管理、成本核算、庫存管理、銷售管理、經營決策管理等十多個方面，改革了陳舊的管理模式，重組了業(yè)務流程，提高了管理效益。但這些所有的成功都是基于準確的數(shù)據(jù)基礎之上的，如果沒有及時而準確的動靜態(tài)數(shù)據(jù)，就沒有實施成功的ERP系統(tǒng)。
1 保障ERP系統(tǒng)信息質量的重要性
質量是企業(yè)的生命，信息質量管理是ERP系統(tǒng)的重要組成部分，它涉及企業(yè)生產經營活動的全過程，從供應商的開發(fā)，原材料的采購，產品的制造到產品的銷售，售后服務都貫穿了質量管理活動，均產生大量的質量信息。ERP系統(tǒng)利用各模塊的集成，信息共享的優(yōu)點分析總結預測未來的質量狀況。從而實現(xiàn)以預防為主，把影響產品質量的諸因素消滅在萌芽狀態(tài)，保證ERP系統(tǒng)內的信息質量，降低成本，同時提高生產效率的功能。
在ERP系統(tǒng)的推廣和應用過程中，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確與否對于系統(tǒng)的實施運行起著關鍵性因素。但是如何才能得到及時而準確動靜態(tài)數(shù)據(jù)是每一位ERP系統(tǒng)實施者都要遇到的問題，因為單純只靠技術或管理、只靠ERP系統(tǒng)實施者或使用者都不能夠解決這個問題。這是一個綜合的、多方位的問題。用管理手段使每一位數(shù)據(jù)提供者愿意提供數(shù)據(jù)、知道提供那些數(shù)據(jù)，用先進的技術手段減少數(shù)據(jù)的提供量、數(shù)據(jù)的錄入量和提供錄入數(shù)據(jù)的準確率和及時性。通過從數(shù)據(jù)收集、效驗、錄入的各個環(huán)節(jié)去監(jiān)控、完善數(shù)據(jù)的質量，壓縮數(shù)據(jù)的收集周期，從而達到系統(tǒng)內優(yōu)秀的數(shù)據(jù)支持系統(tǒng)穩(wěn)定而通常的運行，為系統(tǒng)良好的實施造就良好的數(shù)據(jù)環(huán)境。要想得到高質量的數(shù)據(jù)，必須有統(tǒng)一而有效的收集、效驗、錄入方法和手段，這才能保證數(shù)據(jù)的及時準確。
2 靜態(tài)數(shù)據(jù)質量控制
數(shù)據(jù)收集、效驗、錄入系統(tǒng)不是一個單一的事情，而是一個工程，目前多數(shù)文章只講述了其中某一點或某一方面的事情，但是實際上需要的不只是技術，還需要管理的配合，需要一批既懂企業(yè)需求和內部現(xiàn)狀，又懂ERP系統(tǒng)的骨干人員。
2.1靜態(tài)數(shù)據(jù)的定義
靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務活動所需要的基礎數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)的特點是他在整個數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時它是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎，公司所有業(yè)務人員通過調用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的惟一性。首先，基礎數(shù)據(jù)涉及面廣，涵蓋了企業(yè)的所有可見事物信息和不可見信息，例如物料基本信息、產品結構數(shù)據(jù)、會計科目、供應商客戶信息、部門、工廠、倉庫、車間信息等等屬于可見信息，企業(yè)使用ERP軟件前的手工作業(yè)也會用到。不可見信息例如單據(jù)類型、倉庫性質、計劃參數(shù)、虛實件關系等，這些信息在手工管理信息時是不會涉及到的，但它們會影響到系統(tǒng)計算。
2.2靜態(tài)數(shù)據(jù)質量控制的難點
靜態(tài)數(shù)據(jù)準備工作量大，以上各類信息的記錄數(shù)從.幾個到幾十都有，而每條記錄包含的字段又可以多達上百個，兩者的乘積簡直是天文數(shù)字，通常造成項目延期的原因90％來自于此。對于靜態(tài)數(shù)據(jù)來說最重要的是正確性，基礎數(shù)據(jù)是許多程序計算和運行正確的基礎，例如物料計劃、生產計劃的計算，就是根據(jù)物料文件設定的提前期、庫存量、BOM結構等經過復雜計算得到的，如果其中任何一個數(shù)據(jù)與實際不符或者有微小的偏差，計劃結果將沒有任何指導意義。靜態(tài)數(shù)據(jù)的這些特征造成了收集準備工作量大，難組織，一般需要多個部門協(xié)調，投入人力和時間多，見效周期長，因此阻力也很大。
手工方式下的數(shù)據(jù)與信息化過程中需要的數(shù)據(jù)并不完全一致。很多企業(yè)在沒有實現(xiàn)信息化之前使用手工方式進行管理。手工方式下的數(shù)據(jù)更多的是以部門為單位進行管理的。部門之間用單據(jù)進行業(yè)務數(shù)據(jù)的流轉，部門內用臺帳進行數(shù)據(jù)記錄，月底通過對帳保持部門內和部門之間數(shù)據(jù)一致。這種沿用了幾十年的管理方式，與利用信息化進行數(shù)據(jù)管理的思想和實現(xiàn)手段有很大差距。手工數(shù)據(jù)的特點是分散、口徑不一致、冗余、不規(guī)范。這樣一來，同一數(shù)據(jù)在同一時間點上，會在不同部門，以不盡相同的描述和內容表現(xiàn)出來，在時間和空間上也不一致。這顯然與ERP所追求的同一數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保持惟一性、共享性的理念有很大的差別。再加上由于歷史的原因，企業(yè)中的很多數(shù)據(jù)要么不全，要么帳實不符，這無形中加重了ERP數(shù)據(jù)準備的難度。
2.3靜態(tài)數(shù)據(jù)收集過程的質量控制
2.3.1 確定數(shù)據(jù)收集工作范圍
首先根據(jù)ERP項目范圍確定那些靜態(tài)數(shù)據(jù)需要準備，明確后才能確定參與部門和人員配備，進而確定工作計劃，工作計劃中還要注意安排定期會議進行溝通。將數(shù)據(jù)進行分類，并對數(shù)據(jù)的收集制定先后順序，同時針對每項數(shù)據(jù)設計一個收集表，下發(fā)到各部門，摸底調查。
2.3.2 制定編碼規(guī)則
ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的管理通過編碼實現(xiàn)，編碼可以對數(shù)據(jù)進行惟一的標識，并且貫穿以后的查詢和應用中。在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包含原材料、半成品、產成品，也包括設備、固定資產等。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對物料進行歸類，如產品、部件組件、零件、毛坯、刀具、量具、夾具等。作為系統(tǒng)最基礎的元素，應首先將工作的重心放在物料數(shù)據(jù)的準備上。在數(shù)據(jù)準備過程中最難的是制定編碼規(guī)則，這也是最占用時間的工作。一套適用于企業(yè)的編碼規(guī)則體系需要跨部門反復討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結構，但他必須遵循共同的編碼規(guī)則：
(1)惟一性。必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。
(2)實用性。編碼體系應符合企業(yè)的業(yè)務特點和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求，又能兼顧企業(yè)的發(fā)展使用。要從實用性角度出發(fā)，注意編碼的粒度，不易過粗或過細。
(3)統(tǒng)一的編碼結構。編碼由一個或者若干不同分類碼構成，統(tǒng)一的編碼結構，對任何對象在其整個生命周期內標識碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結構，如圖1所示。
圖1 分類碼構成的樹狀結構
(4)標準化。編碼應提高標準化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與國家相關行業(yè)標準相吻合。
(5)便于ERP系統(tǒng)處理。由于編碼將在計算機信息處理系統(tǒng)中得以實現(xiàn)，故編碼應當符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計算機處理。
(6)易用性。編碼應盡可能的好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應盡量避免字母與數(shù)字混用。
編碼原則的制定應該是企業(yè)級標準的建立，它不僅僅是一個技術問題，也不只是ERP實施小組的事情，它牽扯到不同的部門，需要考慮管理現(xiàn)狀、業(yè)務特點、歷史數(shù)據(jù)等方面，將企業(yè)信息化編碼制定成一種企標供全公司使用，如圖2所示。
圖2 企業(yè)信息化編碼例圖
2.3.3進行數(shù)據(jù)收集
(1)編制物料數(shù)據(jù)收集模版。
(2)制定數(shù)據(jù)收集流程。
收集第一手資料，將原來的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中，僅物料基本信息一項，其中的字段包括生產、采購、銷售、庫存、財務的信息，利用統(tǒng)一制定格式的表格在各個部門間交叉流轉，各部門將自己相關的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個部門，依此類推直到完成此步工作。此步工作注意傳遞的安排要做好，傳遞路徑提前確定，為了保證工期，可以不同部門同時開始，然后交叉?zhèn)鬟f；或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號(惟一的)，并在部門間交接時做好記錄，這樣不僅可以控制時間進度，還能避免丟失。
2.4靜態(tài)數(shù)據(jù)效驗
數(shù)據(jù)檢查，包含編碼的數(shù)據(jù)需要進行認真的檢查，檢查應該包括數(shù)據(jù)的完整性、正確性和惟一性。完整性包括記錄數(shù)量是否完整，可以請企業(yè)中有經驗的人員復查或計算一下總數(shù)，和歷史的數(shù)據(jù)比較。同時還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，這些字段如果缺少會造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定，例如物料的提前期，默認倉庫等。另外一些非軟件要求的必須輸字段，但對企業(yè)今后的業(yè)務和統(tǒng)計分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如客戶分類和所屬地區(qū)等。正確性檢查，可以由企業(yè)根據(jù)需要制定檢查原則。例如會計科目是資產類型的，但是因為人為錯誤輸入成負債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統(tǒng)上線使用前必須發(fā)現(xiàn)并改正。惟一性檢查，應該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的ERP軟件會提示編碼已經存在，并拒絕接受。同時一個實物對應多個編碼也必須杜絕，此錯誤ERP軟件是發(fā)現(xiàn)不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會發(fā)生一物多個帳務的錯誤。
檢查中一定會發(fā)現(xiàn)各種錯誤，在改正的同時，要做好資料版本的控制，尤其在多部門參與的數(shù)據(jù)整理工作中就更為重要。每一類數(shù)據(jù)應該設置負責部門和負責人員，每次修改后由負責人員將文檔的版本修改，同時舊版本數(shù)據(jù)也要保存，這樣做是為了將誤操作的損失降低到最小。
2.5靜態(tài)數(shù)據(jù)導入與復檢
2.5.1 靜態(tài)數(shù)據(jù)導入
完成檢查后，就要將數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)，錄入前應該將基礎數(shù)據(jù)原始檔案進行歸檔。電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應該將數(shù)據(jù)備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本。如果是打印的紙介質保存，應該保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。
2.5.2 錄入數(shù)據(jù)的復檢
完成錄入工作后，再次進行檢查，最好的方法是利用軟件程序測試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫備份成一個新的數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)常用的流程在新數(shù)據(jù)庫中作一遍，這個過程，各企業(yè)應該根據(jù)自身員工的技術和特長，通常會用到一些工具軟件，輔助收集數(shù)據(jù)和整理工作，常用的有MS EXCEL，ACCESS，F(xiàn)OXPRO，SQL，SERVER等，利用工具軟件不僅能提高收集和整理的效率，更大的優(yōu)勢是查錯功能，下幾條簡單指令可以發(fā)現(xiàn)大部分錯誤，如果依靠人工比對檢查，時間和工作量都是無法承受的。通過復查后的數(shù)據(jù)結果的正確性大大提高，可以支持正式系統(tǒng)的運行。
3 結論
本文針對企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)后存在的數(shù)據(jù)信息質量問題，首先介紹了保障系統(tǒng)信息質量的重要性；其次詳細介紹了靜態(tài)數(shù)據(jù)質量控制難點以及解決方法，同時對靜態(tài)數(shù)據(jù)收集過程也進行了描述，達到了保證ERP系統(tǒng)內的信息質量，降低成本，提高生產效率的目的。
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本文標題：基于ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準確性保障技術研究
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