新奧集團(tuán)創(chuàng)建于1989年，于1992年開(kāi)始從事城市管道燃?xì)鈽I(yè)務(wù)，2001年在香港聯(lián)交所掛牌上市（2688.HK）。新奧集團(tuán)以創(chuàng)新清潔能源為使命，立志成為受人尊敬的全球清潔能源企業(yè)。新奧從燃?xì)鈽I(yè)務(wù)起步，經(jīng)過(guò)持續(xù)的產(chǎn)業(yè)擴(kuò)張與戰(zhàn)略升級(jí)，構(gòu)建了能源分銷(xiāo)、智能能源、太陽(yáng)能源、能源化工等相關(guān)多元產(chǎn)業(yè)，并著力打造文化旅游產(chǎn)業(yè)，為人們的生活增添活力。
截至2010年底，集團(tuán)擁有員工2.6萬(wàn)余人，總資產(chǎn)超過(guò)368億元人民幣，100多家全資、控股公司和分支機(jī)構(gòu)分布在國(guó)內(nèi)100多座城市及亞洲、歐洲、美洲、大洋洲等地區(qū)，主要為各類客戶提供天然氣、LPG及其它清潔能源產(chǎn)品的分銷(xiāo)與能源管理業(yè)務(wù)，是目前國(guó)內(nèi)覆蓋用戶規(guī)模最大的能源分銷(xiāo)企業(yè)之一。
一、 面臨挑戰(zhàn)
2008年，金融危機(jī)初顯端倪，為了有效防范和控制風(fēng)險(xiǎn)，首先要把集團(tuán)的預(yù)算管理做起來(lái)。在這樣一個(gè)龐大的集團(tuán)化企業(yè)中，不同的管理和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的系統(tǒng)支持，比如商業(yè)智能控制企業(yè)資源的ERP，客戶關(guān)懷及服務(wù)系統(tǒng)CCS，物流系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)，GPS定位及燃?xì)夤艿拦芾硐到y(tǒng)、有效管理企業(yè)的OA系統(tǒng)等等。但這些系統(tǒng)都無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理，而且還面臨著其它方面難以應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)：
★ 財(cái)務(wù)方面
雖然SAP從財(cái)務(wù)操作層面、統(tǒng)計(jì)分析方面提升了新奧管控能力，但審批管理，特別是預(yù)算執(zhí)行管控上還比較弱，需要得到進(jìn)一步支撐；
★ 采購(gòu)方面
由于新奧燃?xì)獠少?gòu)的主要是大宗物資，由于國(guó)內(nèi)市場(chǎng)特性，以及資金的合理利用，對(duì)采購(gòu)的有效性、資金的預(yù)付管理、合同履約校驗(yàn)，以及審批管控等方面，急需有效手段；
★ 銷(xiāo)售及工程方面
新奧燃?xì)庵鳡I(yíng)業(yè)務(wù)為城市天然氣以及管道施工，由于是市政工程，往往在工程施工、驗(yàn)收、核款等環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，一旦完工交付，則款項(xiàng)難以收回，嚴(yán)重時(shí)多達(dá)上十億的應(yīng)收款成為老大難；
★ 流程一致性方面
由于企業(yè)部分合資公司管理流程不一致，如何兼顧個(gè)性且不失原則，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有序；
★ IT方面
- 系統(tǒng)如何與中高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接，特別是不同類型企業(yè)；
- 業(yè)務(wù)如何與預(yù)算對(duì)接；
- 采購(gòu)付款如何最優(yōu)控制；
- 如何把控銷(xiāo)售及工程回款。
為應(yīng)對(duì)需求與挑戰(zhàn)，經(jīng)慎重選型，上馬了鼎捷軟件的協(xié)同管理解決方案。
二、 提升效率的紐帶型系統(tǒng)
與集團(tuán)內(nèi)已經(jīng)運(yùn)行的SAP等大型系統(tǒng)相比，鼎捷協(xié)同管理解決方案中的工作流系統(tǒng)并不處于核心的位置。
但是，當(dāng)新奧開(kāi)始應(yīng)用工作流系統(tǒng)后，慢慢發(fā)現(xiàn)，這是一個(gè)不可或缺的紐帶型系統(tǒng)，它把集團(tuán)內(nèi)的不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同的業(yè)務(wù)部門(mén)、上百家分支機(jī)構(gòu)連通起來(lái)，讓龐大的集團(tuán)化企業(yè)更加透明、高效。
這套系統(tǒng)涉及到的流程有80多個(gè)，主要的有50多個(gè)，有8種公司業(yè)態(tài)，與大到ERP系統(tǒng)，小到財(cái)務(wù)系統(tǒng)都能夠集成。以2008年為例，經(jīng)工作流系統(tǒng)處理的單據(jù)共計(jì)有21萬(wàn)張，每月有近2萬(wàn)張。系統(tǒng)一期上線人數(shù)超過(guò)1000人，后期將超過(guò)8000人使用規(guī)模。
對(duì)于高層管理者來(lái)說(shuō)，每天要審批大量來(lái)自不同的地區(qū)和部門(mén)的單據(jù)，而且是不定時(shí)的。如果不依靠工作流系統(tǒng)集中處理，手工簽單將把他們牢牢困在辦公室里。分管集團(tuán)財(cái)務(wù)的王總說(shuō)：“我每個(gè)月要簽700多張單據(jù)，如果沒(méi)有工作流系統(tǒng)，我每天哪兒也去不了，只能待在辦公室里等著給別人簽字。”
現(xiàn)在，王總每天上班后都會(huì)首先登陸系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)提示待辦事項(xiàng)，以及需要他審批的單據(jù)；每天集中1個(gè)小時(shí)或者半個(gè)小時(shí)，就可以把前一天需要審批的事項(xiàng)辦完。
這套系統(tǒng)為新奧節(jié)省了不少資源，運(yùn)營(yíng)效率大大提高，而且還節(jié)省了不少辦公耗材，協(xié)同管理系統(tǒng)已經(jīng)成為新奧集團(tuán)在SAP系統(tǒng)之外另一個(gè)重要的員工工作平臺(tái)。
集團(tuán)CIO韋總說(shuō)：“我們每年都要做系統(tǒng)的效用分析，評(píng)估是否達(dá)到了目的，解決了問(wèn)題。比如，我們要讓過(guò)去那些不清楚的，變得更加清楚；過(guò)去必須當(dāng)面找到人簽字的，變成隨時(shí)可以處理，等等。類似這些目標(biāo)達(dá)成了，我們就覺(jué)得是值得的。”
三、 ERP無(wú)法管到的地方，由工作流系統(tǒng)全程監(jiān)控
對(duì)于以能源分銷(xiāo)和清潔能源服務(wù)方案提供為主營(yíng)業(yè)務(wù)的新奧燃?xì)鈦?lái)說(shuō)，ERP仍然是其核心管理系統(tǒng)，但是，工作流系統(tǒng)之所以不可或缺，其價(jià)值則體現(xiàn)在對(duì)過(guò)程的管理上。據(jù)韋總介紹，ERP往往是處理大的過(guò)程，注重結(jié)果，比如一個(gè)采購(gòu)訂單，在ERP里只是形成一個(gè)單據(jù)或者結(jié)果，中間的很多其它過(guò)程，比如經(jīng)過(guò)了哪些審批環(huán)節(jié)、誰(shuí)批準(zhǔn)的、額度是多少等等信息在ERP里是沒(méi)有的，而工作流系統(tǒng)恰恰就是對(duì)這個(gè)過(guò)程進(jìn)行控制。
新奧集團(tuán)在全國(guó)80多個(gè)城市開(kāi)展業(yè)務(wù)，用個(gè)具體的例子來(lái)說(shuō)，如果從新疆拉一車(chē)燃?xì)獾秸憬@趟車(chē)的運(yùn)費(fèi)花了多少錢(qián)，用了多少油，過(guò)路費(fèi)多少，這些在手工時(shí)代，是想管卻管不了的。畢竟那么長(zhǎng)的路程，中間的流程難以監(jiān)控，以致浪費(fèi)嚴(yán)重。
“但現(xiàn)在我們就很清楚了，額定需要多少油和費(fèi)用，實(shí)際上是多少，這些在系統(tǒng)里都很清楚，另外我們還有GPS定位系統(tǒng)，運(yùn)氣車(chē)走到哪兒了，GPS都能看到，每20~30秒就采集一次數(shù)據(jù)。”王總說(shuō)：“不僅監(jiān)控的越來(lái)越細(xì)，而且給公司封堵了很多浪費(fèi)，節(jié)省下很多成本。”
在財(cái)務(wù)內(nèi)控方面，應(yīng)付循環(huán)——也就是風(fēng)險(xiǎn)最大的資金流出部分已經(jīng)完成。王總說(shuō)：以前經(jīng)常有超權(quán)限做事的情況，現(xiàn)在，合同都在工作流系統(tǒng)里面簽，只要超過(guò)了某些權(quán)限，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)警示和控制，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的有效管控和規(guī)范化。
在經(jīng)濟(jì)危機(jī)的背景下，做好應(yīng)收賬款的管理非常重要。而這，也依賴于工作流系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。王總說(shuō)：“我們現(xiàn)在對(duì)應(yīng)收賬款的管理更加嚴(yán)格。原先工業(yè)用戶的氣費(fèi)是每月收取一次，現(xiàn)在改成每半個(gè)月收一次，用氣大戶每周收取一次，相對(duì)減少應(yīng)收賬款，降低風(fēng)險(xiǎn)。”
四、 項(xiàng)目效益與特色
★ 幫助客戶成長(zhǎng)——知識(shí)轉(zhuǎn)移
新奧項(xiàng)目組從剛開(kāi)始的5人到3年后成長(zhǎng)為20人，從0開(kāi)始學(xué)習(xí)到現(xiàn)在可獨(dú)立完成項(xiàng)目中80%的工作量，已經(jīng)成長(zhǎng)為一支優(yōu)秀的IT團(tuán)隊(duì)。
★ 降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)——預(yù)算管控
在報(bào)銷(xiāo)、合同、固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)等業(yè)務(wù)方面，與財(cái)務(wù)預(yù)算關(guān)聯(lián)，并按企業(yè)管控流程分級(jí)審批，有效管控風(fēng)險(xiǎn)。
★ 每月流程效率分析——促進(jìn)企業(yè)辦公效率
每月由OA項(xiàng)目組分析各公司流程審批效率，分析到流程、環(huán)節(jié)，通過(guò)排名公示，促進(jìn)辦公效率大為提高；從2007年10天/流程，到2008年6天/流程 ,到2009年3.8天/流程；
★ 細(xì)化管控內(nèi)容，補(bǔ)充企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息
由于ERP及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，還存在不夠全面的情況，所以得在協(xié)同管理系統(tǒng)中填報(bào)以及業(yè)務(wù)表單中增加相應(yīng)數(shù)據(jù)，通過(guò)接口發(fā)送到BW提供分析決策。
★ 新奧與鼎捷合作持續(xù)深化和加強(qiáng)
目前已經(jīng)進(jìn)入到第5期項(xiàng)目，雙方合作屢創(chuàng)多個(gè)第一：第一個(gè)實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)預(yù)算閉環(huán)管控；第一個(gè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)付款全方位控制（供應(yīng)商驗(yàn)證、采購(gòu)合同校驗(yàn)、采購(gòu)訂單、收貨、發(fā)票、預(yù)付款、應(yīng)付款等條件）；第一個(gè)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心會(huì)計(jì)任務(wù)自動(dòng)分配控制；第一個(gè)實(shí)現(xiàn)流程效率整體評(píng)估；第一個(gè)實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售收款無(wú)欠額管控……新奧已成為鼎捷協(xié)同管理解決方案最好的展示平臺(tái)。
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