模型化的企業(yè)制度與流程管理系統(tǒng)是相對(duì)文件化的管理系統(tǒng)而言的。在模型化的系統(tǒng)中，企業(yè)所有制度和流程都在同一個(gè)管理模型中進(jìn)行制定和維護(hù)，所有制度和流程的描述都采用統(tǒng)一的建模語言和方法，并通過此統(tǒng)一的建模語言和方法實(shí)現(xiàn)對(duì)制度和流程元素的數(shù)據(jù)化、結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及可視化管理。

    模型化的企業(yè)制度與流程管理系統(tǒng)的另一個(gè)特點(diǎn)是，管理文檔由此模型系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生。比如，制度文件、流程手冊(cè)、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)、崗位職責(zé)書等這些在文件化管理系統(tǒng)中的支撐文件，在模型化的管理系統(tǒng)中將只是一種輸出形式。

    當(dāng)然，要實(shí)現(xiàn)所謂的模型化管理，需要借助于最新的IT技術(shù)，簡(jiǎn)單來說就是需要基于這種理念開發(fā)一套軟件，也就是所謂的模型化的企業(yè)制度與流程管理系統(tǒng)。目前絕大部分情況下，文件化的管理系統(tǒng)是基于微軟公司的office 系列軟件來實(shí)現(xiàn)的。

    當(dāng)企業(yè)的管理者要制定一套管理制度和流程時(shí)，如果是基于office 進(jìn)行工作，那么一般會(huì)先創(chuàng)建一個(gè)文件夾，文件夾的名字即制度和流程的名稱。在此文件夾中，一般會(huì)先用 Visio 的格式畫一張流程圖，但流程圖并不能完全講清楚一個(gè)流程的所有詳細(xì)信息，因此我們還會(huì)寫一份制度及流程說明手冊(cè)，一般為 Word 形式。同時(shí)，我們還會(huì)建立一個(gè)子文件夾，這個(gè)子文件夾中有此制度和流程所用到的流轉(zhuǎn)表單的模板。做完上述三件事，我們就認(rèn)為制定了一套制度和流程。也就是說，流程圖、制度及流程手冊(cè)、表單模板三者構(gòu)成了一套制度和流程。這是典型的文件化的、離散型的制度和流程管理體系。那么，這樣的體統(tǒng)有什么問題呢？

    如果我們需要修改某一個(gè)制度和流程，比如我們改了流程圖中某一流程結(jié)點(diǎn)的名稱和相應(yīng)的崗位以及所用表單，流程手冊(cè)和表單模板并不會(huì)自動(dòng)更正，而是需要人工一一加以修改。當(dāng)制度和流程很多時(shí)，這種一致性往往就會(huì)出現(xiàn)問題。這種修改其實(shí)也是一種信息的重復(fù)錄入工作，是一種不增值卻又增加錯(cuò)誤機(jī)率的簡(jiǎn)單勞動(dòng)。

    另外，不同的人在描述相同的制度和流程時(shí)，或者同一批人在不同的時(shí)間點(diǎn)描述同一個(gè)制度和流程時(shí)，由于沒有一套強(qiáng)制性的業(yè)務(wù)描述規(guī)范，就會(huì)出現(xiàn)描述的差異。比如，同樣對(duì)于“供應(yīng)商詢價(jià)”這個(gè)結(jié)點(diǎn)，有的時(shí)候可以描述成“向供應(yīng)商詢問材料價(jià)格”，有的時(shí)候可以描述成“向供應(yīng)商詢價(jià)”，而完成此事的崗位又可以描述成“采購(gòu)助理”或“采購(gòu)業(yè)務(wù)助理”。之后，當(dāng)不同的人來讀這兩個(gè)結(jié)點(diǎn)時(shí)就會(huì)產(chǎn)生不同的理解。有的人可能會(huì)認(rèn)為“采購(gòu)助理”和“采購(gòu)業(yè)務(wù)助理”是同一個(gè)崗位，有的人可能會(huì)認(rèn)為是兩個(gè)不同的崗位。如果IT人員基于此開發(fā)系統(tǒng)，就會(huì)出現(xiàn)是設(shè)定兩個(gè)不同的角色并配以兩套不同的權(quán)限，還是同一個(gè)角色匹配一套權(quán)限的差異。另外，由于沒有強(qiáng)制的規(guī)范性的描述，各部門間或業(yè)務(wù)人員與IT人員在討論同一個(gè)管理節(jié)點(diǎn)時(shí)，往往會(huì)發(fā)生“各說各話”的現(xiàn)象，都認(rèn)為對(duì)方懂了，但其實(shí)大家說的是兩回事。

    還有，文件化的管理體系，沒有體現(xiàn)管理要素間的關(guān)聯(lián)，而實(shí)際上這些要素是緊密聯(lián)系在一起的。比如，描述完一套采購(gòu)部門的管理制度和流程后，如果我們想要知道在這套管理體系中，究竟涉及多少崗位，每個(gè)崗位涉及多少流程，如果我們想出具一套采購(gòu)部門各崗位的職責(zé)及操作說明，通常需要根據(jù)這套文檔重新進(jìn)行整理，不能直接獲得這些原本已存在的信息。

    那么，模型化的管理系統(tǒng)又是如何工作的呢？基于模型化的工具描述制度和流程時(shí)，除了強(qiáng)調(diào)所有的人都連到同一個(gè)服務(wù)器和同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，用同一套軟件進(jìn)行工作外,更為主要的是，還強(qiáng)調(diào)大家都必須采用統(tǒng)一的建模語言進(jìn)行描述。比如，我們需要對(duì)采購(gòu)部門的制度和流程進(jìn)行梳理，那么我們不是直接繪制采購(gòu)部門的流程圖或直接寫制度。我們要做的第一步是將業(yè)務(wù)流程分解為組織、功能、數(shù)據(jù)和產(chǎn)品及服務(wù)四大一級(jí)要素。我們首先對(duì)此四大一級(jí)要素進(jìn)行描述。具體做法是，先建立采購(gòu)部的組織結(jié)構(gòu)模型，可以詳細(xì)到具體崗位甚至個(gè)人。這一步一般都比較容易完成。第二步，是基于崗位描述清楚每個(gè)崗位的工作。具體操作是發(fā)一套調(diào)研表，要求各崗位的人員填寫自已每天都做一些什么事，有什么職責(zé)，同時(shí)完成這些工作需要什么樣的輸入信息并且會(huì)輸出什么信息。一般來說，所謂的信息是精細(xì)到表單這一層，即輸入什么表單，輸入什么表單，包括這些表單是書面文檔形式還是電子格式的表單，如果是電子格式的表單還需要注明是在什么信息化系統(tǒng)中的表單。將這些信息收集上來后，將這些信息分別梳理成功能視圖，即采購(gòu)部的業(yè)務(wù)工作分為幾大類，每一類又具體做一些什么事；數(shù)據(jù)視圖，即采購(gòu)部究竟用到哪些表單，這些表單的分類及存在形式。第三步，我們還要梳理出所謂的產(chǎn)品和服務(wù)視圖，即采購(gòu)部具體對(duì)其它部門或者對(duì)外提供什么樣的輸出。這些輸出是整個(gè)采購(gòu)部門所有工作的價(jià)值和目的。

    完成上述步驟后，我們相當(dāng)于梳理出了組織、功能、數(shù)據(jù)和產(chǎn)品及服務(wù)四套搭建制度和流程的“標(biāo)準(zhǔn)積木”，也就是先制定了一套“普通話”規(guī)范。接下來，我們才開始搭建采購(gòu)部的制度和流程。具體做法是讓采購(gòu)各相關(guān)業(yè)務(wù)人員連到同一臺(tái)服務(wù)器和同一個(gè)數(shù)據(jù)中，從已經(jīng)事先輸入系統(tǒng)的組織、功能、數(shù)據(jù)、產(chǎn)品和服務(wù)四套“積木”中選用自已需要的“積木塊”來搭建管理體系。這個(gè)過程，不允許采購(gòu)業(yè)務(wù)人員直接“畫流程”或“寫制度”，而是只允許“搭建”。此時(shí)，必然會(huì)發(fā)生在某一套“積木”中找不到自已所需要的“積木塊”的情況，比如某一崗位的業(yè)務(wù)人員認(rèn)為需要由“采購(gòu)業(yè)務(wù)助理”來完成，但找遍“采購(gòu)部組織”這套“積木”也找不到“采購(gòu)業(yè)務(wù)助理”這個(gè)“積木塊”。此時(shí)，這位業(yè)務(wù)人員必須向主管部門提出“更改需求”，即要求在組織視圖中加入“采購(gòu)業(yè)務(wù)助理”這個(gè)崗位，才能繼續(xù)他的流程搭建工作。通過這個(gè)環(huán)節(jié)的控制，不但規(guī)范了建模語言，確保大家用同一套規(guī)范，同時(shí)又梳理了一遍流程。這就是“建�！焙汀爱嫛被� "寫" 之間的區(qū)別。另外，通過這種流程建模的方式才能確保所謂的制度和流程梳理能夠精細(xì)到流程的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)和要素。

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