三、企業管理基礎工作規范化

    企業管理基礎工作是指企業在整個生產經營管理活動中最基本的管理要素的操作過程。如各類管理業務中各種記錄、數據、標準和制度、文檔等操作，這些都是企業管理工作的基礎構成。企業管理基礎工作主要包括信息基礎、標準約定、規章制度、定額制定、質量計量、員工培訓等六個方面的內容。

    規范化管理是指企業依據統一的規定和標準，按照格式化的模式從事管理工作的過程。規范化管理的體現形式是：制度化、標準化、流程化、數據化。這里必須著重指出：把規范化管理理解成了單純的制度化、文件化、表格化管理是一種狹隘模糊的認識誤區。

    任何一種信息管理系統都必須建立在一定的管理基礎之上，ERP也不例外。管理基礎工作規范化是有效運行ERP的基本前提，實施ERP又促進和提高了企業管理基礎工作的水平，它們是一對辯證關系。雖然不是說一定要等打好基礎后再上系統，但是也必須看到企業管理基礎工作的質量優劣和堅實程度是直接影響ERP應用成功的最關鍵的因素。可是許多企業卻往往忽視了這個極為重要的環節。

    企業的管理基礎工作規范化的內容十分豐富，這里強調以下兩個關鍵的方面：

    1、 理順與優化工作流程

    規范化、標準化的工作流程是ERP基本架構的基礎，企業成功應用ERP系統則必須通過理順與優化工作流程來創建一個相適應的良好運行環境和實施平臺。這正是將ERP先進的管理思想、方法與企業管理實際運作相結合的精髓，同時也是企業引進和應用ERP項目的重點和難點所在。理順與優化工作流程是一項艱巨、復雜、細致的系統工程"牽一發動全身"，涉及到企業體系、思想觀念、思維方式、管理變革、機構調整、利益分配以及相關的經營、設計、生產、管理、服務等等工作流程的梳理與整頓。企業應當正確地理解ERP軟件與實際應用的關系，必須下大力氣學習和了解ERP的實質，權衡取舍，主動地創造條件滿足ERP的運行要求，這就是通常所講的注重企業內功，無論如何也不能省略這一步。強調重視理順與優化工作流程，一定要結合企業的具體實際實事求是，防止不顧廠情司情"一刀切"和"推倒重建"的機械教條傾向。有的軟件商和學者一談到ERP就言必稱"業務流程重組"、"業務流程再造"等等，這種單純的學術觀點本身并沒有錯，問題是在于他們對中國企業的實際缺乏深入的了解，對不同類型的企業、不同的經營狀況、不同的管理模式、不同的運作時機缺乏唯物辯證的具體分析。筆者從經驗和教訓中認識到：對于一個經營環境較好，經濟實力較強，信息化建設比較成熟，信息管理系統應用取得一定經驗，管理基礎工作比較規范扎實的企業或一個新建待建的項目,引進ERP時強調"業務流程重組"、"業務流程再造"的觀點，就非常及時到位恰到好處。相反，弄得不好非但ERP實施難以奏效，反而攪亂了企業正常的管理秩序和生產流程，其結果事與愿違適得其反 。

    理順與優化工作流程的基本思路是：抓住重點以企業財務工作為核心，從供應鏈管理、生產計劃管理、財務管理三個主要方面入手，采用從頂至下、層層分解、由粗到精、逐步細化的方法進行梳理和優化并且落實到位。具體地講即抓住企業管理體系這個中心環節，對ERP模塊涉及到的企業主要管理業務進行描述，形成企業管理業務工作流程現狀圖。在此基礎上分專業分部門組織各種研究分析活動，從實現信息化的角度對各項業務流程的現狀進行分析、診斷和評估，查找存在的問題，提出業務流程優化或改進的意見，形成既能滿足ERP運行條件又符合企業管理實際便于操作新的業務工作流程，業務工作流程用流程圖的形式來表達。

    企業在理順與優化工作流程的過程中應采取部門主管、業務經辦、信息技術人員"三結合"的方法組織實施，并注意以下幾個問題：

    1）融入ERP先進的管理思想和標準工作流程，盡可能做到對本企業未來發展業務留有接口或余地。

    2）轉變管理觀念建立流程管理的新思路，按照計算機網絡和數據倉庫的模式全盤權衡考慮，對于有共性的工作流程應采用標準模塊的方法合理解決。財務業務流程特別要注意具有支持多單位、集團化核算的能力。

    3）充分考慮工作流程結果的標準輸出形式，提供豐富的查詢分析依據，為管理決策打下基礎，最好的方式是由企業自定義報表格式。

    4）流程應具備一定的科學性、靈活性和適應性，注重流程管理的效率以及可操作性。

    5）理順與優化工作流程要與整頓組織機構相結合，機構的設立要適應新業務流程的需要，逐步向"扁平化"方向轉化。

    2、 整理與規范基礎數據

    企業管理在運作過程中，產生各種各樣的數據，大致可分為：公用基礎數據（靜態數據）和流程事務數據（動態數據）二類。

    公用基礎數據是指企業管理各部門可以共同使用的通用數據，例如：部門機構、崗位設置、員工名單、物料名稱、物料代碼、單據規則、技術標準、計量單位等。公用基礎數據是ERP系統初始化的重要依據。

    流程事務數據是指企業各專業職能管理部門、生產車間在各自專業日常管理中產生的各種數據。例如銷售訂單、采購訂單、計劃指令、財務計劃、生產、采購、銷售、庫存、人力資源、設備等管理過程中發生的單據報表等。

    在實際管理中這些數據大多數是由人工或通過計算機辦公軟件進行收集加工整理后保存在本地計算機或服務器上。由于企業內各管理職能專業性質和管理方法的差異，采用不同的軟件工具，這些軟件又具有自身特定的格式以及人為等因素的影響，使得數據輸入、數據格式、數據精度、取數時段、存儲方式、數據輸出等操作也不盡相同。因此冗余數據、錯誤數據、垃圾數據就不可避免的存在，這些都將影響系統的工作效率和運行安全。為了保證數據的真實性、正確性、及時性則必須對所有參加系統運行的數據和數據處理過程按統一約定的規則加以整理與規范。

    基礎數據規范化主要包括以下幾個方面：

    1） 規范數據元素

    數據元素是數據的最小組成單位，也就是不可再分的數據單位。數據元素規范化是整理與規范數據的基礎。

    主要包括：

    定義數據元素的名稱。例如物料基本信息、客戶、供應商、財務科目、設備名稱、單據編號、產品編碼、庫存量等等。數據元素的名稱必須具有唯一性，以區別其他數據元素，數據元素的名稱應簡潔明了盡量反映元素的含義和特征，便于理解和記憶。

    數據元素的代碼。一個信息系統有若干個數據元素，必須賦予代碼的形式以利管理。

    數據元素的結構。包含數據類型、數據精度、數據長度等，為ERP提供規范的數據格式。

    數據元素的取值。指數據元素可能取什么值（數據范圍），便于ERP系統分析員在分析問題時使用。

    數據元素的描述。描述該數據元素和其他數據元素之間的關系、換算方法，使數據元素的邏輯概念更加清晰，以利于ERP事件與過程處理。數據元素的規范化可用數據字典的形式來體現。

    2） 整理基礎數據。

    企業管理中產生的數據內容多數量大整理起來千頭萬緒，在實際工作中應以財務數據為中心，首先對物流管理和計劃管理的基礎數據進行分類和分析，重點放在財務期初庫存、物流物料明細和產品結構BOM清單數據的整理與準備上。同時對技術文件、工藝文件、工作中心定義、組織機構配置、庫存物料等進行清理、登記造冊。

    數據整理與準備的具體操作內容包括數據收集、分析、分類、錄入、核實、定義輸出單據報表格式等。一般情況下應先整理靜態的公用基礎數據，后整理動態的流程事務數據。由于期初數據反映的是上線時間點的數據，越近越好，但這些事務處理數據都是動態的，天天都在變化，過早準備不但沒有實際意義反而增加了對帳盤點的工作量，因此期初數據整理和準備需要制定周密的時間表，安排好計劃。

    在數據的整理過程中還應根據業務和管理的需要，適當增加新的數據項或者更改原數據定義并及時處理清理垃圾數據和已經失效的數據。做好定期數據備份，確保數據完整，在出現數據災難時可以恢復到最近的數據點，最大限度地減少損失，這樣做可以大幅度提高基礎數據整理的效率。

    ㈢企業管理基礎工作規范化

    企業管理基礎工作是指企業在整個生產經營管理活動中最基本的管理要素的操作過程。如各類管理業務中各種記錄、數據、標準和制度、文檔等操作，這些都是企業管理工作的基礎構成。企業管理基礎工作主要包括信息基礎、標準約定、規章制度、定額制定、質量計量、員工培訓等六個方面的內容。

    規范化管理是指企業依據統一的規定和標準，按照格式化的模式從事管理工作的過程。規范化管理的體現形式是：制度化、標準化、流程化、數據化。這里必須著重指出：把規范化管理理解成了單純的制度化、文件化、表格化管理是一種狹隘模糊的認識誤區。

    任何一種信息管理系統都必須建立在一定的管理基礎之上，ERP也不例外。管理基礎工作規范化是有效運行ERP的基本前提，實施ERP又促進和提高了企業管理基礎工作的水平，它們是一對辯證關系。雖然不是說一定要等打好基礎后再上系統，但是也必須看到企業管理基礎工作的質量優劣和堅實程度是直接影響ERP應用成功的最關鍵的因素。可是許多企業卻往往忽視了這個極為重要的環節。

    企業的管理基礎工作規范化的內容十分豐富，這里強調以下兩個關鍵的方面：

    1、 理順與優化工作流程

    規范化、標準化的工作流程是ERP基本架構的基礎，企業成功應用ERP系統則必須通過理順與優化工作流程來創建一個相適應的良好運行環境和實施平臺。這正是將ERP先進的管理思想、方法與企業管理實際運作相結合的精髓，同時也是企業引進和應用ERP項目的重點和難點所在。理順與優化工作流程是一項艱巨、復雜、細致的系統工程"牽一發動全身"，涉及到企業體系、思想觀念、思維方式、管理變革、機構調整、利益分配以及相關的經營、設計、生產、管理、服務等等工作流程的梳理與整頓。企業應當正確地理解ERP軟件與實際應用的關系，必須下大力氣學習和了解ERP的實質，權衡取舍，主動地創造條件滿足ERP的運行要求，這就是通常所講的注重企業內功，無論如何也不能省略這一步。強調重視理順與優化工作流程，一定要結合企業的具體實際實事求是，防止不顧廠情司情"一刀切"和"推倒重建"的機械教條傾向。有的軟件商和學者一談到ERP就言必稱"業務流程重組"、"業務流程再造"等等，這種單純的學術觀點本身并沒有錯，問題是在于他們對中國企業的實際缺乏深入的了解，對不同類型的企業、不同的經營狀況、不同的管理模式、不同的運作時機缺乏唯物辯證的具體分析。筆者從經驗和教訓中認識到：對于一個經營環境較好，經濟實力較強，信息化建設比較成熟，信息管理系統應用取得一定經驗，管理基礎工作比較規范扎實的企業或一個新建待建的項目,引進ERP時強調"業務流程重組"、"業務流程再造"的觀點，就非常及時到位恰到好處。相反，弄得不好非但ERP實施難以奏效，反而攪亂了企業正常的管理秩序和生產流程，其結果事與愿違適得其反 。

    理順與優化工作流程的基本思路是：抓住重點以企業財務工作為核心，從供應鏈管理、生產計劃管理、財務管理三個主要方面入手，采用從頂至下、層層分解、由粗到精、逐步細化的方法進行梳理和優化并且落實到位。具體地講即抓住企業管理體系這個中心環節，對ERP模塊涉及到的企業主要管理業務進行描述，形成企業管理業務工作流程現狀圖。在此基礎上分專業分部門組織各種研究分析活動，從實現信息化的角度對各項業務流程的現狀進行分析、診斷和評估，查找存在的問題，提出業務流程優化或改進的意見，形成既能滿足ERP運行條件又符合企業管理實際便于操作新的業務工作流程，業務工作流程用流程圖的形式來表達。

    企業在理順與優化工作流程的過程中應采取部門主管、業務經辦、信息技術人員"三結合"的方法組織實施，并注意以下幾個問題：

    1）融入ERP先進的管理思想和標準工作流程，盡可能做到對本企業未來發展業務留有接口或余地。

    2）轉變管理觀念建立流程管理的新思路，按照計算機網絡和數據倉庫的模式全盤權衡考慮，對于有共性的工作流程應采用標準模塊的方法合理解決。財務業務流程特別要注意具有支持多單位、集團化核算的能力。

    3）充分考慮工作流程結果的標準輸出形式，提供豐富的查詢分析依據，為管理決策打下基礎，最好的方式是由企業自定義報表格式。

    4）流程應具備一定的科學性、靈活性和適應性，注重流程管理的效率以及可操作性。

    5）理順與優化工作流程要與整頓組織機構相結合，機構的設立要適應新業務流程的需要，逐步向"扁平化"方向轉化。

    2、 整理與規范基礎數據

    企業管理在運作過程中，產生各種各樣的數據，大致可分為：公用基礎數據（靜態數據）和流程事務數據（動態數據）二類。

    公用基礎數據是指企業管理各部門可以共同使用的通用數據，例如：部門機構、崗位設置、員工名單、物料名稱、物料代碼、單據規則、技術標準、計量單位等。公用基礎數據是ERP系統初始化的重要依據。

    流程事務數據是指企業各專業職能管理部門、生產車間在各自專業日常管理中產生的各種數據。例如銷售訂單、采購訂單、計劃指令、財務計劃、生產、采購、銷售、庫存、人力資源、設備等管理過程中發生的單據報表等。

    在實際管理中這些數據大多數是由人工或通過計算機辦公軟件進行收集加工整理后保存在本地計算機或服務器上。由于企業內各管理職能專業性質和管理方法的差異，采用不同的軟件工具，這些軟件又具有自身特定的格式以及人為等因素的影響，使得數據輸入、數據格式、數據精度、取數時段、存儲方式、數據輸出等操作也不盡相同。因此冗余數據、錯誤數據、垃圾數據就不可避免的存在，這些都將影響系統的工作效率和運行安全。為了保證數據的真實性、正確性、及時性則必須對所有參加系統運行的數據和數據處理過程按統一約定的規則加以整理與規范。

    基礎數據規范化主要包括以下幾個方面：

    1） 規范數據元素

    數據元素是數據的最小組成單位，也就是不可再分的數據單位。數據元素規范化是整理與規范數據的基礎。

    主要包括：

    定義數據元素的名稱。例如物料基本信息、客戶、供應商、財務科目、設備名稱、單據編號、產品編碼、庫存量等等。數據元素的名稱必須具有唯一性，以區別其他數據元素，數據元素的名稱應簡潔明了盡量反映元素的含義和特征，便于理解和記憶。

    數據元素的代碼。一個信息系統有若干個數據元素，必須賦予代碼的形式以利管理。

    數據元素的結構。包含數據類型、數據精度、數據長度等，為ERP提供規范的數據格式。

    數據元素的取值。指數據元素可能取什么值（數據范圍），便于ERP系統分析員在分析問題時使用。

    數據元素的描述。描述該數據元素和其他數據元素之間的關系、換算方法，使數據元素的邏輯概念更加清晰，以利于ERP事件與過程處理。數據元素的規范化可用數據字典的形式來體現。

    2） 整理基礎數據。

    企業管理中產生的數據內容多數量大整理起來千頭萬緒，在實際工作中應以財務數據為中心，首先對物流管理和計劃管理的基礎數據進行分類和分析，重點放在財務期初庫存、物流物料明細和產品結構BOM清單數據的整理與準備上。同時對技術文件、工藝文件、工作中心定義、組織機構配置、庫存物料等進行清理、登記造冊。

    數據整理與準備的具體操作內容包括數據收集、分析、分類、錄入、核實、定義輸出單據報表格式等。一般情況下應先整理靜態的公用基礎數據，后整理動態的流程事務數據。由于期初數據反映的是上線時間點的數據，越近越好，但這些事務處理數據都是動態的，天天都在變化，過早準備不但沒有實際意義反而增加了對帳盤點的工作量，因此期初數據整理和準備需要制定周密的時間表，安排好計劃。

    在數據的整理過程中還應根據業務和管理的需要，適當增加新的數據項或者更改原數據定義并及時處理清理垃圾數據和已經失效的數據。做好定期數據備份，確保數據完整，在出現數據災難時可以恢復到最近的數據點，最大限度地減少損失，這樣做可以大幅度提高基礎數據整理的效率。

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本文標題：企業應用ERP管理基礎工作規范化：制造企業應用ERP的準備階段（3）

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