企業需求描述:
現有客戶A、B、C，其付款條件分別為交貨后30天付款，交貨后月底付款，付款后交貨。現有供應商D、E，跟供應商商定的付款條件分別為貨到后下月25日付款、貨到后當月付50%、隔月再付50%。
企業希望ERP能夠進行付款條件的控制，具體要求如下：
1、若客戶的付款條件是付款后交貨的話，則客戶在沒有付清貨款前，不允許其出貨。
2、能夠自動根據出貨日期計算應收帳款的應收款日期。如交貨后30天付款，若是7月25日交的貨，就應該在8月24的收款。
3、當快到付款期時，ERP系統要能夠提醒銷售員或者采購員，該去向誰收款了，或者該向誰付錢了。
4、系統要有報表能夠統計哪些客戶沒有按付款條件的規則來付款，或者沒有及時向哪些供應商付款。
5、對于分期付款的，ERP系統要能夠自動計算每期付款的數額以及付款的日期。
企業手工操作的漏洞：
1、沒有嚴格按照付款條件來付款。采購在付供應商錢是，沒有嚴格按照付款條件的規定來付款，更多的是根據同供應商的關系來定。如跟D供應商的付款條件是下月25日付款，但是，采購跟其關系比較鐵，就私自把付款期提前了一月，當月的貨物在當月25日就向財務申請付款了。財務若一疏忽，貨款就給付出去了。
2、當客戶的付款條件是付款后交貨時，銷售、財務、倉庫之間的信息不能夠快速傳遞，如明明財務已經收到錢了，但是，因為財務沒有及時通知銷售和倉庫，就扣押了該客戶的貨款，最后，導致客戶投訴。或者倉庫不知道這張單子客戶有沒有付錢的情況下，私自把貨發了出去。
3、分期付款時，款項沒有嚴格按照規定的比例來付。如一供應商，當月有500萬的貨款，本來規定當月付50%，即250萬，下月付剩余的250萬，但是，采購被供應商稍微送點好處，給點甜頭，采購在寫付款申請單的時候，就寫了當月付300萬，下月付200萬。因為審核人員不可能記得每個供應商的付款條件，所以，這就有些采購員有了漏洞可鉆。
4、當付款條件為貨到后下月25日付款時，供應商為了能夠提早收到款項，有未到應交日期而提早交貨的現象發生。如某個餓供應商的付款條件為貨到后下月25日付款，其有筆貨本來是應該在9月3日交的貨，則應付日期為10月25日，但其為了能夠早日收到款項，就在8月31日送了貨，則付款日期變為了9月25日。送貨日期只差短短的的幾天，最后導致付款期整整提前了一個月。
ERP解決方案：
ERP系統對于付款條件的管理有一個全面的控制管理體系，最大程度的保證了企業資金的安全，把一些人為的疏忽與人情關系，降到了最低。
一、付款條件單獨設置，不同客戶、供應商之間可以重復引用。
ERP系統有專門的表單用來維護付款條件，如此的好處是不同的業務伙伴之間，若付款條件相同，則不用為每個業務伙伴設置付款條件，而只要關聯一下即可。如此，一方面，可以減少不少的工作量，另一方面，后期維護方便，當同一條件的客戶付款條件要做統一調整時，也不用一個個客戶去做更改。
同時，還可以根據客戶的需要，自定義各種付款方式，如預付款、分期付款、貨到后付款等，可以規定具體的天數等等，這都非常方便用戶的操作。
二、多個級別的付款條件設置，更顯靈活性。
ERP可以在多個層次上設置付款條件，如可以在業務伙伴處，為每個業務伙伴關聯一個付款條件；也可以在銷售定單或者采購定單出，更改業務伙伴默認的付款條件；也可以在發票處，更改付款條件。
在實際工作中，雖然跟客戶預先商定了付款條件，但是，有時候由于價格折扣等原因，需要修改某張定單的付款條件，這是非常常見的問題。如，有個客戶，本來跟對方約定是貨到后月底付款，但是，在客戶實際下單時，下了500萬的定單，跟客戶協商后，他們同意在公司給對方1%的折扣后，客戶愿意對該筆定單先交錢后交貨，在不到一個月的時間里，客戶就省了5萬元，同時，也可企業避免了風險，這是雙贏的局面，大家何樂而不為呢。從ERP角度來講，因為這個客戶的付款條件不是永遠性更改，而只是對這張銷售定單有效，所以，只要在銷售定單出更改即可，而不用去更改客戶的基本資料。如此，可以保證，付款后出貨這個付款條件只對這張銷售定單有用，對后續的定單無影響，仍然按照以前的付款條件執行。
三、付款期的控制與提醒，保證企業的資金安全。
ERP系統能夠根據相關的數據，自動計算應付與應收日期，并可以設置修改權限，防止銷售員或者采購員不負責任的修改。
如供應商的某筆定單，交貨日期為10月20日，付款條件為交貨后次月25日。則系統計算的應付日期為11月20日。在系統中生成的應付帳款單據時，就為11月20日，此日期可以設置為采購員無權進行修改，而只有財務經理或者總經理有這個權限進行修改。當采購員提出付款申請時，財務人員一查應付單據，就知道該筆款項有沒有到時間，如此，可以避免采購員出于人情等方面因素，過早的付款。
同時，ERP系統還提供提醒功能。如有個客戶，其付款條件為交貨后20日內。若該客戶10月5日出了一筆貨，則應收日期為10月25日，用戶可以設置，如在到期前一天提醒，則當10月24日時，系統會通過一定的方式，如即時信息或者郵件等方式，告知相關人員。
對于預付款這種付款方式，系統也有類似的控制。如某客戶付款條件為預付款，其有筆定單出貨時，在開出貨單時，ERP系統會判斷該筆單據有沒有收到款，若財務那邊沒收到款時，該筆出貨單就無法開立或者無法審核，只有到財務人員在系統中輸入付款單據后，才能開出貨單或者審核出貨單。當然，這個功能要應用的好的話，還要財務人員配合，能夠及時的輸入并審核收款單，并對應相關的銷售定單單據。
四、功能齊全的報表，為付款條件控制錦上添花。
ERP系統提供比較齊全的報表，如付款/收款異常情況表，可以反映哪些付款、收款違反了付款條件的限制；應收未收報表可以反映哪些客戶延遲了付款，并自動統計延遲的天數，有違約金條款的話，還可以自動計算違約的金額；業務伙伴付款條件統計報表，可以列出每個客戶與供應商的付款條件，給企業管理者做參考，等等。除了以上這些標準的報表外，ERP系統還可以自定義報表，以滿足企業個性化的需求。
ERP這層層關聯的付款條件的管理體系，是總結了在多家企業實際的管理需求后，發展起來的，能夠最大程度的保證企業資金的安全，兼顧了安全性與方便性，可以彌補很多手工管理的漏洞。不過，這個管理工具因為牽涉到多個部門，如銷售、財務、采購、倉庫等等，若要應用的順利的話，還需要各個部門之間密切配合，否則的話，很容易造成流程中斷的情況，反而適得其反。
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本文標題：ERP系統中如何進行付款條件的控制
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