【方案概述】
本方案由卓望數碼技術（深圳）有限公司和深圳市安財軟件有限公司共同推出，方案經由安財網上報銷系統完成卓望數碼技術（深圳）有限公司網上費用報銷系統功能。方案的制定、研討、實施和上線運行歷時1個月。
【公司簡介】
卓望數碼技術（深圳）有限公司是專業從事無線數據業務、系統以及相關應用的研究、開發、實施、推廣和運營，是首個為電信運營商提供單一業務平臺覆蓋中央和全國各省的軟件及系統集成商，并成長為具備超大型電信軟件研發、集成、維護、運營和技術支持能力的高科技公司。在北京、杭州、成都、廣州設立了辦事處和分支機構，分別負責華北、華東、華西和華南地區的業務聯系和技術支持，同時在全國各省會城市均覆蓋有技術運行、維護支持隊伍。
【商業挑戰】
作為移動的運營商，隨著規模不斷擴大，員工的報銷費用會越來越多，原始的手工報銷方式已經漸漸無法滿足日益增多的報銷費用，此時，卓望數碼技術（深圳）有限公司就希望通過一套軟件來完成費用的高效報銷、費用的實時多維統計和自動生成財務憑證功能，而以上需求都需要基于每一張員工報銷的單據模板而實現，因此一個功能強大而靈活的模板就必不可少，具體有以下幾點：
·單據模板需靈活多樣化
單據模板填寫需簡易：作為費用報銷的模板，員工是其直接使用者，模板設計的樣式要便于員工填寫，經過簡單培訓后，員工就可以掌握報銷單據模板的填寫方法。
單據模板填寫需規范：由于員工報銷的單據需要經過財務審核，既要讓員工填寫簡易，也需要按照財務制度要求的格式來填寫，以便財務審核時，無須做過多重復的檢查，從而提高財務的工作效率。
單據模板設計需靈活：隨著公司的規模不斷擴張，單據報銷的內容也會不盡相同，這就要求單據模板可根據不同時期的財務制度及時制作或替換，且可快捷、簡易完成修改操作，最好是公司系統管理員自己就可以修改。
·費用報表需實時多維統計
部門費用統計：部門費用統計表需要能夠實時統計出每個部門若干時間段的費用使用情況，特別為多個部門出差時，需要模板提供費用選擇的部門，以便能夠將費用及時準確的統計到報表中去。
項目費用統計：項目費用統計表需要能夠實時統計出每個項目若干時間段的費用使用情況，當一張報銷費用為多個項目出差時，需要模板提供費用選擇的項目，以便及時準確將費用統計到相關項目費用中去。
人員費用統計：人員費用統計表需要能夠實時統計出公司某一個人或某一個部門人員在若干時間段的費用使用情況，當一張報銷單是為多人報銷時，需要模板供報銷人填寫項，以便將費用統計到相關人員費用中去。
·憑證需自動生成
自動生成報銷憑證：由于員工報銷的費用越來越多，而日常報銷的費用都是重復繁雜的費用，勢必造成財務審批的工作量過大。要求提交的報銷單據在審批完成后，系統能夠根據單據的填寫內容，自動生成該張單據相關的記賬憑證。
憑證號回傳：在報銷系統中查詢到的記賬憑證，需要增加賬務系統的相關憑證號，以便日后在報銷系統中查詢方便。
【方案討論實施】
針對卓望數碼技術（深圳）有限公司所提出的需求，我們項目小組將涉及到的報銷費用類型進行了整理和分類，并以原有的手工報銷單分類方式和填寫樣式為參考，對網上報銷系統單據模板進行了分類設置和重新設計樣式。
模板基于EXCEL設計：考慮到模板樣式多樣化，需易于修改，報銷的模板通過基于EXCEL 設計，因為EXCEL目前已經是大眾化軟件，大家都會使用，這便于日后設計新模板和修改原有模板。
差旅費模板：差旅費模板在所有公司都是最復雜，涉及內容最多的模板，因為需要根據公司的出差報銷制度，將住宿標準、補助標準、交通費用等都要反映在模板中，同時，出差中經常會有多人一起出差，這就涉及到合住費用的分攤問題，為此項目小組專門就差旅費管理進行多次討論定型，最終形成如下圖1的差旅費模板樣式，本差旅費模板將合住人，這一復雜情況也很好地反映在內。同時，該模板能夠將分攤費用統計到相應的部門、項目和人員費用統計報銷中去。另外，還能夠根據員工填寫的出差天數，自動根據住宿標準、補助標準計算相關住宿是否超標和補助金額。
圖1差旅費模板
特殊費用設定特殊模板：在日常報銷中，還存在很多每個月都發生，由固定人員去集中報銷，而且每張模板的格式也各有各的特點，此時，就將這些費用分開，分別根據不同費用的格式設置不同的模板，如圖2 所示：
圖2特殊費用設定特殊模板
模板設置必填項：由于需要對單據模板填寫的內容規范化，所以每張模板都必須根據模板的情況設置必填項。同時，實時反映在單據填寫提示區域，如圖3 所示。
圖3模板設置必填項
打印頁自定義設置：每張報銷模板的打印頁也會各不相同，打印頁涵蓋的內容也不僅僅是模板填寫的內容，經過多次討論定型后，設計出符合公司實際需要的打印頁，下圖4是差旅費的打印樣式。
圖4差旅費的打印樣式
【企業收益】
通過實施安財網上報銷系統，員工根據不同的報銷模板填寫報銷單據，不僅加快了報銷速度，也提高了公司各環節的工作效率。
員工報銷方便：員工在報銷時，無需手工填寫紙質的報銷單，通過網絡的方式，簡易填寫報銷模板的內容，同時，模板提供一些下拉框，員工可根據提供的下拉框內容進行選擇，進一步規范員工填寫的報銷單據。這樣，提高了員工的報銷速度，也規范了報銷單的填寫樣式。
提高財務審核效率：讓員工填寫預設的模板，規范了報銷填寫方式，財務人員在審核時，就省去了很多的審核工作，只需審核員工填寫的單據與報銷發票是否相同即可，大大提高了工作效率。
記賬無須再用手工：通過員工填寫的報銷單，網上報銷系統可以自動生成報銷憑證，這樣又省去了財務手工記帳的工作量，可以騰出時間去做其它更為重要的財務工作。
提高公司信息化程度：隨著安財網上報銷系統的使用，進一步提高了公司的信息化管理，也方便了全公司員工的報銷，增強了公司的內部費用管理。
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