【方案概述】
    本方案由一汽豐田汽車銷售有限公司和深圳市安財軟件有限公司共同推出，方案經(jīng)由安財費用報銷系統(tǒng)完成一汽豐田汽車銷售有限公司網(wǎng)上報銷的應(yīng)用。方案的制定、研討、實施和上線運行歷時6個月。
    【商業(yè)背景】
    作為負責(zé)豐田、品牌國產(chǎn)車的銷售、售后服務(wù)和市場管理的公司，隨著公司業(yè)務(wù)拓展，公司的開支、往來款項就會不斷增多，這需要引入預(yù)算來對成本進行控制，同時對金額較大的費用引入決裁書管理（決裁書是指對金額較大費用的事前申請報告，需經(jīng)部門負責(zé)人審核通過，方可使用），但是傳統(tǒng)的手工報銷方式是人為的預(yù)算控制方式，存在很大的不確定因素，已經(jīng)跟不上企業(yè)的運轉(zhuǎn)速度，不適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)對費用管理控制的要求，具體分別表現(xiàn)以下幾個業(yè)務(wù)角色中。

    員工面臨的主要問題
    ·填寫不規(guī)范
    由于員工對財務(wù)制度理解的程度不同，填寫的報銷單據(jù)就存在部分欠規(guī)范，費用類型填寫不準(zhǔn)確規(guī)范，甚至規(guī)定需要決裁書的，但是卻沒有提供相關(guān)決裁書報告，這對財務(wù)審核單據(jù)增加了難度。
    ·報銷時效性不高
    由于全國各地都有經(jīng)銷店，員工經(jīng)常需要來往于各經(jīng)銷店，發(fā)生的差旅費用較多，在傳統(tǒng)的手工報銷方式，往往不能及時報銷，勢必造成報銷單據(jù)的積壓和報銷的不及時性。

    領(lǐng)導(dǎo)面臨的主要問題
    ·費用實時監(jiān)控性不強
    部門領(lǐng)導(dǎo)需了解本部門某項費用預(yù)算使用情況時，必須要部門預(yù)算擔(dān)當(dāng)進行手工統(tǒng)計，這樣往往需要1-2 天的時間去統(tǒng)計，無法做到適時掌控該部門的費用預(yù)算使用情況。
    ·審批時效性不高
    傳統(tǒng)的手工報銷需要員工拿著報銷單和原始發(fā)票送到審批領(lǐng)導(dǎo)那審批，由于員工和領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常因出差而無法同時在公司，造成了領(lǐng)導(dǎo)無法及時審批員工報銷的費用。

    財務(wù)人員面臨的主要問題
    ·審核工作繁重
    財務(wù)人員每天要面對員工提交各式各樣的單據(jù)，由于員工填寫時，多半無法達到財務(wù)要求的規(guī)范性，財務(wù)人員需要仔細核對，甚至需要與經(jīng)辦人溝通才能準(zhǔn)確的審核單據(jù)，勢必降低了審核效率。同時，還需要手工記入相應(yīng)的預(yù)算中，以核對該筆報銷費用是否超預(yù)算，耗費了大量的時間。
    ·大量重復(fù)制單
    隨著公司規(guī)模的擴大，憑證量逐月增加，而憑證量主要來源于日常差旅及雜費的報銷，財務(wù)人員需要每月花費大量的時間重復(fù)錄入憑證，無法將工作重心轉(zhuǎn)移到對費用的預(yù)算及控制這一更為重要的工作上來。
    ·報銷制度規(guī)范性不強
    在人為的審批流程過程中，傳統(tǒng)的手工報銷無法貫徹公司財務(wù)制度的規(guī)范性，勢必增加財務(wù)人員工作量。
    ·丟單現(xiàn)象多
    傳統(tǒng)的手工報銷過程中，一旦單據(jù)丟失就難以確認其位置，經(jīng)常會因為一張單據(jù)，把整個部門都動員起來，影響了正常的工作安排。
    ·多幣種報銷
    由于公司性質(zhì)，海外出差比較多，并隨之產(chǎn)生的多幣種的費用借款、報銷與沖賬比較頻繁，為財務(wù)的審核、審批和記賬帶來很多工作量。

    【費用報銷系統(tǒng)解決方案】
    針對傳統(tǒng)報銷已經(jīng)不能很好地適應(yīng)公司規(guī)模的擴張，安財費用報銷系統(tǒng)通過以下功能模塊有效解決傳統(tǒng)報銷所帶來的不便 ，并且提供了更為優(yōu)化的費用預(yù)算控制解決方案。
    ·靈活的預(yù)算控制方式
    可以根據(jù)不同費用進行部門、項目、人員分別控制，預(yù)算按照月度錄入，年度控制。
    ·全面的預(yù)算控制點
    在員工提交某筆費用的報銷單時，當(dāng)金額大于一定程度時，就必須要關(guān)聯(lián)該費用的相關(guān)決裁書，否則不予報銷。如果該費用超出預(yù)算，不允許報銷該費用，就需要通過特殊的方式，走預(yù)算外的流程。同時，員工提交每一筆預(yù)算費用時，都會提醒該員工和相關(guān)審批人該費用的預(yù)算使用情況，讓每一個經(jīng)手人都能直觀的掌握到費用預(yù)算情況。
    ·實時的預(yù)算分析
    相關(guān)部門預(yù)算擔(dān)當(dāng)無需再花兩三天統(tǒng)計部門預(yù)算情況，只需通過費用報銷系統(tǒng)就可以查詢到本部門的預(yù)算數(shù)、發(fā)生數(shù)和預(yù)算殘，并可以將預(yù)算分析表導(dǎo)出，從而可以很方便、快捷、清晰的了解本部門整體預(yù)算使用情況，也為相關(guān)統(tǒng)計報表提供了全面數(shù)據(jù)。
    ·管理流程再造
    手工報銷時期，因為人為養(yǎng)成的習(xí)慣，原本繁瑣的流程沒有人也沒有機會去改善。以費用報銷系統(tǒng)的應(yīng)用為契機，重新梳理公司以前報銷流程和報銷制度，根據(jù)公司的現(xiàn)狀及未來的發(fā)展方向，重新制定出更為優(yōu)化的管理審批流程和報銷制度。
    ·條形碼的應(yīng)用
    由于財務(wù)人員在報銷系統(tǒng)中審核單據(jù)時，需要核對原始發(fā)票，為了更方便財務(wù)人員審核單據(jù)，引入條形碼功能，在每張報銷單上打印出條形碼，財務(wù)人員只要掃描報銷單上的條形碼，就可在報銷系統(tǒng)中自動找到該待審批的單據(jù)，從而加快了審批速度。
    ·與公司各大管理軟件集成
    實現(xiàn)與報銷有關(guān)的各管理軟件的集成，通過和OA系統(tǒng)集成，實現(xiàn)員工單點登陸；通過和財務(wù)軟件集成，實現(xiàn)憑證的批量導(dǎo)入，無須財務(wù)人員重復(fù)錄入憑證；通過和銀行管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)付款數(shù)據(jù)的批量支付，無須財務(wù)人員手工統(tǒng)計；通過與決裁書管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)決裁書的實時同步，員工在報銷時，就可以關(guān)聯(lián)到自己使用的相關(guān)決裁。
    ·多語言多幣種
    中英文系統(tǒng)，滿足公司中日方人員各自的使用習(xí)慣，并且通過多幣種核算，實現(xiàn)RMB、USD 和JPY 間的報銷以及沖賬核算。

    【實施收益】
    通過將傳統(tǒng)的手工報銷轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)報銷，增強了公司對費用使用的控制，也給公司帶來了實際的收益。
    對員工而言：可以實時查詢自己提交的報銷單以及本人和本部門的費用預(yù)算情況，并可以及時了解財務(wù)的付款情況，提高了報銷的透明度。
    對領(lǐng)導(dǎo)而言：可以根據(jù)需要安排審批報銷單據(jù)的時間，減少為員工審批報銷費用而造成工作混亂的被動局面；同時，可以實時了解部門費用預(yù)算的使用情況，根據(jù)各月份費用預(yù)算的使用情況，對比分析出本部門的開支及工作效率情況。
    對財務(wù)而言：可以通過系統(tǒng)進一步提交工作效率，進一步將財務(wù)人員從重復(fù)繁瑣的錄入憑證中解放出來，把工作重心放到成本控制、費用的預(yù)算制定與控制上來，更好地發(fā)揮財務(wù)在公司中功效。
    對公司運營而言：通過報銷系統(tǒng)，進一步將費用預(yù)算的控制落實到每個點上，增強了對公司費用的內(nèi)控。同時，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)也銜接了公司各管理軟件，將這些管理軟件融合在一起，充分發(fā)揮功效，使公司信息化管理提升到一個新的平臺。

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